Vattenfall och SD Worx framgång med internationell lönehantering

Vattenfall är ett ledande europeiskt energibolag med verksamhet i Danmark, Finland, Tyskland, Nederländerna, Polen, Sverige och Storbritannien. De har ett internationellt samarbete SD Worx för sina lönetjänster i Storbritannien och Finland samt för hantering av pensionslöner i Tyskland.

Med tajta deadlines, utmaningar med compliance och med behov av smidiga lösningar, resulterade samarbetet mellan Vattenfall och SD Worx i en sömlös och smidig implementering som överträffade förväntningarna.

Om Vattenfall

Vattenfall är ett ledande energibolag som genererar el från olika källor, inklusive vind, vatten, kärnkraft och fossilfri energi. Med ett starkt fokus på hållbarhet siktar Vattenfall på att vara fossilfritt inom en generation.

Företaget ägs av svenska staten och har verksamhet i flera europeiska länder och förser miljontals kunder med el.

Bakgrunden till projektet

Jay Chowdhury, HR-direktör för Vattenfall i Danmark, Finland, Polen och Storbritannien, var medveten om projektets ambitiösa tidsplan och utmaningarna med att hantera komplexa lönefrågor för olika grupper av medarbetare.

Jay förklarar att det fanns en hel del att tänka på när teamet satte igång med projektet i Storbritannien. Jay förklarar: ”Antalet anställda i ett företag är inte den viktigaste delen av lönehanteringen, utan det handlar om komplexiteten i de olika delarna av lönehanteringen för olika typer av medarbetare, till exempel lön för skiftarbete, olika ersättningar, övertidsersättning samt genomsnittlig lön, retroaktiv lön och familjevänlig lön, både lagstadgad och förhöjd.”

Utmaningarna

1. Tajta deadlines: Projektet hade en snäv tidsplan på fyra månader, vilket enligt Jay normalt skulle ta åtta till nio månader.
    
2. Utmaningar med compliance och verksamhetsstyrning: Som statligt ägt bolag var Vattenfall tvunget att följa bland annat den svenska dataskyddslagen och GDPR. Jay förklarar att det är absolut nödvändigt för Vattenfall att följer alla delar av compliance, lagstiftning, regelverk och GDPR i det övergripande servicenivåavtalet och att se till att bästa praxis tillämpas i bolagets servicemodell.
    
3. Komplexa lönetyper i olika länder: Olika former av löner och regleringar i olika länder gjorde det hela ännu mer invecklat.

Implementeringen

SD Worx levererade sin internationella lönelösning, vilket möjliggjorde en smidig process samtidigt som man upprätthöll efterlevnaden i de olika länderna. Det nära samarbetet mellan SD Worx och Vattenfall säkerställde tydlig kommunikation och lyhördhet under hela implementeringen.

Jay berömmer partnerskapet och säger att ”under hela implementeringen var projektmålet och slutmålet tydligt för alla parter. Alla var i samförstånd.”

Fördelarna

1. Effektivt samarbete: Det starka partnerskapet mellan SD Worx och Vattenfall gjorde det möjligt för båda teamen att ta itu med utmaningar på ett både kreativt och tidseffektivt vis.
    
2. Leverans i tid: Projektet slutfördes i tid och Jay rapporterar inga som helst störningar i verksamheten, vilket gladde ledningsgruppen.
    
3. Compliance och verksamhetsstyrning: Båda företagen arbetade praktiskt taget dygnet runt för att säkerställa efterlevnad av alla gällande regler utan att kompromissa med sin etik, sina principer eller sina arbetsmetoder.

Sammanfattning

Samarbetet mellan SD Worx och Vattenfall lade grunden till framgång, och man lyckades därigenom övervinna snäva tidsramar och komplexa regelverk för att samordna lönetjänster i fem länder.

Jay betonar vikten av teamwork: "Båda teamen arbetade oerhört bra. Jag kan inte nog understryka det. Rätt kompetenser, färdigheter, kreativitet, lösningsorienterade, utan dessa hade projektet inte varit framgångsrikt. På Vattenfall ser vi SD Worx, inte bara som en partner, utan som en del av Vattenfall och vi är ett team."