E-bok: Har HR snubblat i falsk digitalisering?

Vi ställde frågan och fick svar från nästan 300 HR-experter i en undersökning om digitaliseringsprojekt för HR och lön. Svaren samlade vi i en e-bok.

Ladda ner vår kostnadsfria e-bok ”Har HR snubblat i falsk digitalisering?” där du får konkreta tips hur du kan undvika fallgroparna samt vad som är viktigt att ta hänsyn till när du planerar ett digitaliseringsprojekt.

Vi har samlat erfarenheter, observationer och lärdomar om digitaliseringsprojekt för HR från HR experter och beslutsfattare från över 150 olika organisationer i Sverige, Finland och Norge. Vi vill att boken ska väcka tankar och ge konkret hjälp till planering och genomförande av framtida digitaliseringsprojekt.

Fyll i formuläret och ladda ner din e-bok nu!

Utdrag ur sida 3 i e-boken:

Vi kallar det för en falsk digitalisering när en arbetsuppgift eller process ser ut att fungera i ett system, medan det i verkligheten finns fel eller brister i integrationen mellan system, som måste korrigeras eller säkerställas manuellt. Digitaliseringen misslyckas om inte hela processen digitaliseras, utan bara en del av den, som i sin tur resulterar i att den manuella delen av processen bara flyttas till en annan fas i processen.

“Det är lite tokigt ibland. När man effektiviserar på ett ställe, blir det ineffektiv på ett annat ställe.”

Det finns flera fällor när man digitaliserar HR och lön och riskerna bör kartläggas noga innan man startar projektet. En fälla kan vara ett tidrapporteringssystem som inte hjälper den anställde att lämna rätt uppgifter eller förhindrar felaktiga uppdateringar utan det går t ex att rapportera frånvaro- och arbetstider dubbelt. Dessa situationer förorsakar extraarbete och kostnader när felen måste korrigeras. Att korrigera felaktiga uppgifter manuellt för att få löneberäkningen rätt är ofta ett arbete som inte syns. Ansvaret för dessa arbetsuppgifter kan ligga på en annan enhet i organisationen och göras av helt andra personer.

”Vi har inte fått mera tid, snarare motsatsen – ändringar tar mer tid än tidigare …”

Ett motsvarande exempel hittar man t ex i processen för att ändra arbetstid. När man ansöker och godkänner en ändring i systemet kan det finnas möjlighet att godkänna ansökan elektroniskt, men själva ändringsprocessen görs ändå manuellt i systemet. När processen är elektronisk, tror man lätt att genomförandet av processen leder till en ändring i systemet. Men i det här fallet är inte helhetsprocessen fullständig utan man måste göra en del av den manuellt ändå. För användaren är processen digital, men det manuella arbetet har bara flyttats till en annan fas i processen.

“En del av arbetet har blivit enklare men vissa arbetsuppgifter tar idag längre tid än tidigare, t.ex. att säkerställa att uppgifterna är korrekta.”

Dessa är exempel på en falsk digitalisering. När man har planerat det nya systemet och de nya processerna, har man inte tänkt tillräckligt omfattande på End-to-End processen och hur den fungerar.