Allt du behöver veta om lönetransparensdirektivet

Lönetransparensdirektivet antogs i 2023 av Europaparlamentet och ska vara genomfört senast i juni 2026. Syftet med direktivet är att stärka tillämpningen av likalöneprincipen, det vill säga principen om lika lön för kvinnor och män för lika eller likvärdigt arbete. Vad kommer direktivet innebära för svenska företag, och hur kan du förbereda dig på bästa sätt?

Lönetransparensdirektivet är ett EU-direktiv som syftar till att öka transparensen kring löner på arbetsplatser. Målet är att minska löneskillnader mellan kvinnor och män genom att ge arbetstagare mer information om hur löner sätts och varför det kan finnas skillnader.

Minska löneskillnader: Det främsta syftet är att minska de löneskillnader som fortfarande finns mellan kvinnor och män.

Öka jämställdheten: Genom att öka transparensen kan man motverka diskriminering och skapa mer jämställda arbetsplatser.

Öka motivation och engagemang: När arbetstagare känner att de blir behandlade rättvist och får en lön som motsvarar deras arbete ökar ofta deras motivation och engagemang. 

Utredningen, SOU 2024:40, föreslår bland annat följande:

Lönekartläggningar: Företag kommer att behöva göra regelbundna lönekartläggningar för att identifiera eventuella löneskillnader mellan kvinnor och män.

Information till arbetstagare: Arbetstagare ska ha rätt att få information om hur löner sätts inom företaget och att jämföra sin egen lön med genomsnittslönen för liknande arbetsuppgifter.

Rapportering till myndighet: Större företag kommer att behöva rapportera sina lönekartläggningar till en myndighet.

Förstärkt skydd mot diskriminering: Diskrimineringslagen kommer att skärpas för att ge ett bättre skydd mot lönediskriminering. 

Du kan ladda ner utredningen i sin helhet via Regeringskansliets hemsida här.

Enligt utredningen som presenterades i maj 2024 på beställning av regeringen, föreslås att de nya reglerna ska träda i kraft den 7 juni 2026.

Direktivet omfattar i stort sett alla arbetsgivare, men det finns vissa skillnader i krav beroende på företagets storlek.

Små bolag: Kan ha enklare krav på dokumentation och rapportering.

Stora bolag: Måste upprätta mer omfattande lönerapporter och genomföra regelbundna lönekartläggningar.

Alla bolag: Måste kunna motivera löneskillnader och tillhandahålla information om löner till anställda. 

När direktivet införlivas i svensk lagstiftning kommer det att få flera konsekvenser:

Ökad insyn: Arbetstagare kommer att ha rätt att få information om hur löner sätts inom företaget. Detta kan inkludera uppgifter om lönespridning, vilka kriterier som används vid lönesättning och hur lönerna jämförs mellan olika grupper av arbetstagare.

Lönekartläggningar: Företag kommer, precis som tidigare, att behöva göra lönekartläggningar för att identifiera eventuella löneskillnader mellan kvinnor och män. Om det finns signifikanta skillnader måste företaget vidta åtgärder för att utreda orsakerna och vid behov justera lönerna.

Rätt att få reda på om din lön är rättvis: Arbetstagare kommer att ha rätt att få veta om deras lön är i linje med vad andra med liknande arbetsuppgifter och erfarenhet tjänar.

Stärkt förhandlingsposition: Med ökad kunskap om lönesättningen kommer arbetstagare att ha en starkare position när de förhandlar om lön. 

Beroende på er organisations storlek kan ni behöva redovisa:  

Lönekartläggningar: Jämförelse av löner för olika grupper av anställda.

Löneskillnader: Skillnader i lön mellan kvinnor och män för likvärdigt arbete.

Lönestrukturer: Hur lönerna är uppbyggda och vilka faktorer som påverkar lönen.

Detta görs genom att använda befintliga system och verktyg, eller genom att utveckla nya lösningar. Det är viktigt att ha en tydlig struktur och metodik för datainsamling och analys. 

Att inte uppfylla kraven för lönetransparensdirektivet i juni 2026 kan leda till böter eller andra sanktioner från tillsynsmyndigheten, negativ publicitet och skada för varumärket, och rättsliga processer genom att anställda kan stämma företaget för diskriminering. 

För att förbereda dig och ditt företag för direktivet, finns det en rad olika åtgärder att ta tag i. Det handlar bland annat om att utbilda personal och chefer, att identifiera löneskillnader och att strukturera er data.

Aktivera HR-avdelningen

Utbilda HR-personal: Se till att HR-personalen har den kompetens som krävs för att hantera de nya uppgifterna.  

Påbörja arbetet: Se till att HR-avdelningen är aktivt involverad i arbetet med att implementera direktivet.

Utnyttja HR-system: Utnyttja företagets HR-system för att samla in och analysera lönedata.

Jobbarkitektur och arbetsbeskrivningar

Ta fram tydliga arbetsbeskrivningar: Gå igenom samtliga roller på företaget och fundera över vilka krav som varje roll har. Dokumentera detta.  

Strukturera data: Fundera på hur er data ska struktureras och systematiseras så att arbetet flyter på smidigt varje år.  

Ta fram en lönestrategi och lönespann: En generell lönestrategi samt lönespann för varje roll behöver identifieras så att de i nästa steg kan delas med arbetstagare.  

Lönekartläggning

Identifiera löneskillnader: Genomför en detaljerad lönekartläggning för att identifiera eventuella löneskillnader mellan olika grupper av anställda, särskilt mellan kvinnor och män.

Analysera orsaker: Undersök orsakerna till eventuella skillnader. Är de motiverade av objektiva kriterier som utbildning, erfarenhet eller arbetsuppgifter?

Åtgärda orättvisor: Om du hittar orättvisa skillnader, vidta åtgärder för att justera lönerna.

Utveckla en tydlig lönestrategi

Dokumentera lönekriterier: Ta fram tydliga och transparenta kriterier för lönesättning. Dessa bör vara objektiva och könsneutrala.

Uppdatera lönepolicys: Anpassa företagets lönepolicys och avtal för att överensstämma med de nya kraven.

Kommunicera strategin: Se till att alla chefer och HR-personal har en gemensam förståelse för lönestrategin.

Informera arbetstagarna

Öppen kommunikation: Var öppen och transparent med dina anställda om de nya reglerna och varför de införts.

Förklara lönekartläggningen: Informera om syftet med lönekartläggningen och hur resultaten kommer att användas.

Uppmuntra frågor: Skapa en möjlighet för anställda att ställa frågor och uttrycka sina åsikter.

Förbered cheferna

Utbilda cheferna: Se till att cheferna har kunskap om de nya reglerna och kan svara på frågor från anställda.

Utveckla en FAQ: Ta fram en lista med vanliga frågor och svar för att underlätta informationsutbytet.

Var beredd på att förhandla: Förbered dig på att förhandla med fackliga organisationer och arbetstagare om förändringar i lönesystemet. 

Hur du och ditt företag bör börja förbereda er, beror förstås på vad ni redan har på plats. Men som startpunkt kan ni börja med att kartlägga den nuvarande situationen. Vilka system och data har ni tillgång till? Hur korrekt är den data som ni har idag? Vilka gap har vi för att kunna genomföra en lyckad lönekartläggning och en framtida rapportering till Diskrimineringsombudsmannen (DO). Vilka är de största utmaningarna? Här bör ni också ta fram en lönestrategi/policy för att kunna motivera lönesättningen för de anställda och att ha den mer er som ett rättesnöre i det fortsatta arbetet.  

Därefter kan ni kika på er jobbarkitektur. Utforma en tydlig beskrivning av de olika rollerna och arbetsuppgifterna inom företaget.

Har ni en jobbarkitektur på plats och strukturerat er masterdata i ett systematiserat och automatiserat systemstöd, kan ni genomföra en grundläggande lönekartläggning för att få en överblick över löneläget.

Därefter är det dags att implementera system och verktyg för att stödja arbetet. 

Lönekartläggningar

Automatisk datainsamling: Systemet kan på ett strukturerat sätt samla in nödvändig data för att genomföra lönekartläggningar, såsom löner och rörliga lönedelar, anställningstid, utbildning och arbetsuppgifter.

Visualisering av data: Många system erbjuder verktyg för att visualisera data på ett tydligt sätt, vilket underlättar identifieringen av löneskillnader och mönster.

Jämförelse över tid: Genom att spara historiska data kan systemet användas för att jämföra löner över tid och se hur skillnaderna utvecklas.

Jobbarkitektur

Arbetsbeskrivningar: Systemet kan på ett strukturerat registrera roll samt arbetsbeskrivning per roll så att all data är samlad när arbetet med den årliga lönekartläggningen ska påbörjas.  

Lönespann: För varje roll bör ett lönespann registreras. Detta registreras med fördel i HR-systemet eller i systemet för lönekartläggning.

Analys och rapportering

Identifiera trender: Systemet kan användas för att identifiera trender i lönesättningen och för att förutsäga framtida utvecklingen.

Riskbedömning: Genom att analysera data kan man identifiera potentiella risker för diskriminering och vidta åtgärder för att förebygga dessa.

Rapportering: Systemet kan automatiskt generera rapporter som krävs av myndigheter eller för intern uppföljning. 

SD Worx lönesystem kan generera rapporter baserat på lönedata som kan användas för analyser med syfte att identifiera eventuella löneskillnader baserat på kön, ålder eller andra relevanta faktorer.  

Vi kan också hjälpa till med att generera de rapporter som krävs för att uppfylla de nya rapporteringskraven.

SD Worx HR-system kan integreras med andra system som specialiserar sig på lönekartläggningar och analys.