Så kan rätt system frigöra tid för mer kvalitativt lönearbete

En av de utmaningar som många lönespecialister står inför och som ofta leder till dåliga arbetsdagar är alla de frågor som inkommer. Frågor som aldrig hade behövt uppstå om rätt tekniska förutsättningar fanns. Men med rätt system kan du frigöra tid för lönespecialisten, så att hen kan lägga tiden på mer värdeskapande arbete och arbetsuppgifter. 

Tiden knapp för mer komplexa lönefrågor 

Mitt i lönekörningen, när lönespecifikationer ska produceras och rapporter ska stämmas av, finns det sällan tid för de frågor från anställda som kräver mer utredande arbete. Frågor som till exempel rör lagar och kollektivavtal. Samtidigt inkommer ofta samma relativt enkla frågor om och om igen, vilket ytterligare resulterar i att det finns mindre tid att lägga på de mer komplexa frågorna.  

Därför sparar man ofta de ”tyngre” frågorna till efter lönekörningen. Då, när de flesta som arbetar med lön är som mest utarbetade, är det alltså dags att ta upp arbetet med riktigt komplexa frågor. Bättre vore såklart om lönespecialisten hade möjlighet att fördela denna arbetsbelastning lite jämnare över månaden. På så sätt skulle ju även de anställda få hjälp med sina frågor oavsett vilket datum på månaden det är.  

Lyckligtvis finns det idag en mängd olika typer av teknisk funktionalitet som kan underlätta för just detta.  

Automatisera för att vinna tid och undvika fel 

Något som slukar mycket tid för lönespecialisterna är alla de manuella registreringar av olika uppgifter som måste göras. Att i högre grad automatisera arbetet innebär att mängden tidskrävande och återkommande arbetsuppgifter reduceras, vilket frigör tid för mer värdeskapande och kompetenskrävande uppgifter.

💡Läs också: Så skapar automation och integrationer värde i hela HR‑flödet

För att automatiseringarna ska fungera måste löneprocessen kartläggas och byggas upp system-mässigt. Detta kräver en genomlysning av arbetsprocesserna, hur de fungerar och vilken funktion de fyller. Ett djuplodande arbete, men som i slutänden skapar betydligt effektivare arbetssätt och kapar många av de manuella leden. Samtidigt blir det lättare att hitta moment i löneprocessen som inte fyller någon funktion.  

Allteftersom processen byggs upp och standardiseras kvalitetssäkras den också. Automationen medför att samma sak görs på samma sätt vid varje tillfälle, vilket inte lämnar utrymme för de mänskliga misstag som annars skulle kunna inträffa. Och med färre fel uppstår även färre frågor från de anställda.  

Machine Learning och AI hittar felen snabbare 

En annan av tidstjuvarna i lönearbetet är alla korrigeringar av de eventuella fel som ofta uppstår då anställda rapporterar in sin arbetade tid. Där kan AI och machine learning förenkla avsevärt eftersom det möjliggör analys av mycket stora mängder data. Det gör att det blir betydligt enklare att hitta eventuella avvikelser samt indikera om avvikelserna är så pass fundamentala att en ändring behöver ske. Med hjälp av indikationer om dessa avvikelser och större dataanalys kan man kapa stora mängder manuellt arbete.  

AI kan även användas för att minska mängden enkla och återkommande frågor som inkommer till lönespecialisterna. En kunskaps-databas kan exempelvis byggas upp med de frågor och svar man vet är vanligt förekommande. Efterhand byggs kunskaps-databasen ut i takt med att fler och fler frågor och svar matas in. Beroende på vad frågeställaren behöver för hjälp kan AI-tjänsten hitta rätt svar eller relaterade frågor och svar som matchar den ställda frågan.