Lönespecifikation

En lönespecifikation är något som skickas ut till anställda i samband med en löneutbetalning. I en lönespecifikation finns bland annat uppgifter om lön, tillägg, avdrag, förmåner och frånvaro. I det här blogginlägget går vi igenom vilken information som behöver finnas med i en lönespecifikation. 

Vad är en lönespecifikation?

När en löneregistrering är gjord och den är korrekt kan den löneansvarige skicka ut en lönespecifikation till varje anställd. En lönespecifikation, även kallat lönebesked, visar brutto- och nettolönen för löneperioden, olika lönearter samt utbetalningsdatum för nettolönen. 

En lönespecifikation fungerar som ett kvitto på arbetstagarens brutto- och nettolön under löneperioden samt den avdragna preliminärskatten.  

Vad ska stå på en lönespecifikation 

Det finns ingen lag som säger att en arbetsgivare är skyldig att lämna ut lönespecifikationer till anställda. Men det finns kollektivavtal som kan innehålla bestämmelser gällande att lönespecifikationer ska skickas ut. 

Exempel på en lönespecifikation

En lönespecifikation innehåller oftast:

• Identifikationsuppgifter på arbetsgivare och arbetstagare 

Här ska information som namn, personnummer, postadress och organisationsnummer anges. 

• Bruttolön Bruttolön är den lön som den anställde har innan avdragen skatt. 
• Nettolön 

Nettolön är den lön som den anställde får utbetald efter avdragen skatt. 

• Förklaring till hur arbetsgivaren har räknat ut lönen Här redovisas eventuella löneavdrag, semesterlön, sjuklön, skattepliktiga förmåner, OB-tillägg och övertidsersättning. 
• Ersättning för utlägg Har en anställd gjort utlägg under månaden, för till exempel en lunch, ska ersättning för utläggen redovisas i lönespecifikationen. 
• Löneperiod Vilken period avser lönen. Detta ska redovisas med månad och år. 
• Arbetade timmar Om den anställde är timanställd ska de arbetade timmarna redovisas. 
• Utbetalningsdag Vilken dag som lönen kommer att betalas ut till den anställde. 

En lönespecifikation kan även innehålla information som:

• Antal uttagna semesterdagar 
• Antal kvarstående semesterdagar 
• Utbetald semesterlön 
• Värdet av olika förmåner 
• Andra utbetalningar, som till exempel reseersättning 

När bör anställda få lönespecifikationen?

Det finns ingen regel som säger när en lönespecifikation måste skickas ut men några dagar innan eller samma dag som utbetalningen av lönen sker brukar vara rimligt. Det ger de anställda möjlighet att kontrollera att lönen stämmer med lönespecifikationen.  

Hur kan en lönespecifikation lämnas ut? 

De uppgifter som en lönespecifikation innehåller är känsliga, därför är det viktigt att en arbetsgivare säkerställer att den anställde faktiskt får specifikationen. Det räcker inte att till exempel lämna den på den anställdes arbetsplats. 

Tidigare har man kunnat skicka ut lönespecifikationer via e-post. Men på grund av den känsliga information som finns i en lönespecifikation kan det vara otillåtet att använda sig av e-post. Detta ändrades när dataskyddsförordningen, GDPR trädde i kraft och reglerna skärptes gällande hantering av personuppgifter. Idag anses det vara säkert att använda sig av kryptering eller portaler där de anställda själva loggar in för att hämta sina lönespecifikationer.  

Det är arbetsgivarens ansvar och skyldighet att se till att anställdas personuppgifter som samlas in hanteras på ett säkert och korrekt sätt. Att skicka ut lönespecifikationer via e-post ska inte göras även om en leverantör av ett lönesystem erbjuder den möjligheten. 

Regler för lönespecifikationer

Idag finns det ingen lag som säger att man som arbetsgivare måste skicka ut lönespecifikationer till sina anställda, utan bestämmelser finnsoftast i kollektivavtalen som berör lönespecifikationer. Det finns däremot en lag (Skatteförfarandelagen) som säger att arbetsgivare måste redovisa de skatteavdrag som gjorts i samband med att lön har betalats ut till anställda. 

Spara lönespecifikationer 

Det är bra att spara sin lönespecifikation och Skatteverket rekommenderar att du bör spara din specifikation i sex år. Detta för att det är under den tid som Skatteverket kan ändra din nuvarande skatt.  

Har du sagt upp dig och arbetsgivaren inte vill ge dig ett arbetsgivarintyg kan dina sparade lönespecifikationer komma väl tillhands. De kan nämligen användas som underlag istället för arbetsgivarintyget. Det är även bra att spara dem om du någon gång observerar att något inte stämmer i lönespecifikationen. Då kan du använda dig av dem som underlag när du begär ändring.  

Ett sätt att spara lönespecifikationer på är att ha en pärm hemma där du kan sätta in dina utskrivna specifikationer. Det går även att använda sig av digitala brevlådor. Kolla med din arbetsgivare om de kan skicka lönebeskedet dit. Försök undvika att maila lönespecifikationer till dig själv då de innehåller personuppgifter som kan vara känsliga om någon annan får tag på dem.  

SD Worx lönesystem underlättar arbetet

SD Worx Lön är ett lönesystem som underlättar lönearbetet. Lönesystemet stödjer över 120 kollektivavtal och uppdateras ständigt så att svenska lagändringar alltid efterföljs. Det är ett flexibelt och automatiserat system som effektiviserar löneprocessen. Det går att anpassa efter det kollektivavtal du följer och om det till exempel är några lokala avvikelser som behövs läggas in går det enkelt att göra. 

Kontakta oss på SD Worx om du har några frågor angående lönesystem och HR-system.