LOU – som motor för utveckling av HR och lön

Många kommuner och regioner har haft samma leverantörer under lång tid, vilket kan kännas tryggt och välbekant. Men det kan också innebära att innovativa lösningar och teknologier inte riktigt får chansen. Ofta utgår upphandlingsunderlag från hur det befintliga systemet fungerar, snarare än från organisationens framtida behov och mål. 

För att bryta denna cirkel krävs ett nytt upphandlingssynsätt. Offentlig sektor måste börja upphandla för utveckling. Det påverkar processen avseende: 

• Kravformulering - fokusera mer på verksamhetens funktionella behov än på tekniska specifikationer 
• Dialog - möjliggöra innovation och nya lösningsförslag genom ökad dialog, 
• Upphandlingsform – välj rätt förfarande och säkerställ att kvalificeringskrav inte i praktiken utestänger alla utom de redan etablerade aktörerna. 

Kravformulering 

Att formulera krav som stödjer önskad utveckling inom verksamheten är inte helt enkelt. Risken är att man i för hög grad utgår från befintlig lösning istället för att se framåt. Var vill vi vara om 2, 3 eller 4 år och vad behövs då från den HR- och lönelösning som skall upphandlas? 

En grundförutsättning är att man involverar rätt personer från olika delar av verksamheten, detta för att få en relevant kravbild och för att utmana sina befintliga arbetssätt. Skapa en gemensam målbild kring hur processer skall upplevas och utföras av alla involverade aktörer. En viktig del i denna process är att söka förankring med vad olika leverantörer kan leverera idag och hur planerna ser ut för framtiden.   

Ett grundläggande tips är att ge leverantörer möjligheter att formulera ”rätt lösning” för att nå förväntade effekter och inte låsa anbudsgivare till alltför detaljerade SKALL-krav.  

Med tanke på de långa avtalstider som denna typ av upphandling leder till måste man se relationen mellan kund och leverantör som ett långsiktigt partnerskap. Om man vill upphandla för utveckling kan därför större öppenhet för när krav ska vara uppfyllda tillföra högre ambitionsnivåer och ny teknik över avtalsperioden.  

För att vidga perspektivet är dialog med olika leverantörer sannolikt den viktigaste komponenten. Genom dialog kan organisationen beskriva sina verkliga behov och processer och leverantörer ges chansen att föreslå olika typer av lösningar. Här finns möjlighet till innovativt tänkande, ökad effektivisering och digitalisering på riktigt då kund och leverantör tillåts att tänka mer fritt.  

Dialog kan till stor del av föras innan upphandlingen formellt startar. Det verkar dock finnas en osäkerhet att i vardagen föra diskussion med andra leverantörer än den befintliga. Det finns säkert olika anledningar till det, men jag menar att denna dialog borde kunna ses som en investering från båda parter. I dialogen kan innovativa tankar och lösningar fångas upp av regionen samtidigt som leverantören ges input för att driva utveckling långt innan en upphandling startar. 

En mer formell dialog kan förstås ske genom leverantörsdialoger eller en RFI-fas, som en förberedande fas inför en upphandling.  

Upphandlingsform och förfarande 

Som upphandlande myndighet är det viktigt att ni väljer rätt upphandlingsform utifrån vad som faktiskt ska upphandlas. I fall där upphandlingsobjektet är tydligt och enkelt att både definiera och jämföra, fungerar öppen upphandling bra. Men systemstöd för HR- och löneprocesser är en komplex upphandling, där beroenden är många och det i bästa fall finns möjligheter till nytänkande och innovation. I dessa fall lämpar sig i stället ”förhandlat förfarande med föregående annonsering”.  

Förhandlad upphandling öppnar för dialog mellan kund och leverantör som i slutändan kan vara positiv för båda parter. Förutom att man inte kan förhandla om upphandlingens minimikrav/SKALL-krav eller tilldelningskriterier så finns andra möjligheter till förhandling med syftet att; hitta den bästa mixen mellan pris, funktionalitet och kvalitet, d v s säkerställa en effektiv användning av skattemedel. 

Vi uppmanar till dialog och förhandling kring: 

Lösningens omfattning (initialt och över tid)  

• Vårt förslag är att öppna för förhandling om särskilda kontraktsvillkor avseende levnadstidpunkter. Exempelvis kan leverans inför acceptanstest vara en modell som öppnar upp för ökad konkurrens. Men här finns möjlighet att driva utveckling över avtalsperioden med krav på framtida leveranser. 

Kvalitetskrav/SLA-nivåer 

• Som leverantör sätter man ett pris som relaterar flera parametrar däribland kvalitetskriterier som ofta definieras via SLA:er. Leverantörerna erbjuder normalt en uppsättning standard SLA:er. Värdera dessa istället för att föreslå egna kundunika för att erhålla den bästa kombinationen av pris och kvalitet. 

 Risk och Ansvar 

• Vi menar att två parter som verkligen önskar ett långsiktigt partnerskap och relation, kommer att hitta varandra i en förhandling kring risk och ansvar. Vi vill föra en dialog om vad som är ett rimligt ansvar för den aktuella leveransen och för olika typer av situationer.  

Den sista tipset kring upphandlingen är att inte i onödan diskvalificera kompetenta leverantörer genom snäva kravformuleringar avseende ”teknisk och yrkesmässig kapacitet”. Vi är alla överens om att kapaciteten på leverantören måste matcha kundens behov. Men innebär det att endast de få leverantörer som idag levererar inom kommuner eller regioner har denna kapacitet?  

Vår uppfattning är att de som kommer att lyckas som framtidens HR- och löneleverantör för regioner och kommuner även har en bred kundbas inom privat näringsliv för att säkra innovation och utveckling över tid. 

Dialog är nyckeln till framgång 

Vid upphandling för framtiden behöver dialogen med leverantörer bejakas. När detta sker kan innovativa idéer värderas och förståelse för kundernas verkliga behov fördjupas.  

LOU ger utrymme för detta men nu är det upp till den enskilde organisationen att aktivt upphandla för utveckling. 

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig? 

Kontakta oss och prata med vår Magnus Rådbo. Han berättar gärna mer om hur vår smarta HR- och lönehantering kan hjälpa dig och din verksamhet.

Se gärna våra andra bloggposter, webinar och guide för regioner här.