Så framtidssäkrar du din lönehantering

I takt med att ditt företag växer uppstår nya behov och krav på mer effektiva arbetssätt och rutiner. Vilket i hög grad påverkar företagets lönehantering. För att säkerställa en långsiktigt hållbar lönehantering finns flera saker att tänka på.

Idag går utvecklingen fortare än någonsin och det kan vara svårt att bedöma vad som kommer att krävas i framtiden. Det vi vet är att merparten av de administrativa sysslorna inom lön och HR med stor sannolikhet kommer att ersättas av IT. Det betyder inte att du kan avvakta och se, snarare tvärtom. Att redan idag rusta din verksamhet för ett mer flexibelt och modernt sätt att arbeta med löneadministration, är en förutsättning för att möta framtida behov.

Vad innebär lönehantering?

Lönehantering omfattar allt arbete som är kopplat till de anställdas förmåner och löner. I Iönehantering eller löneadministration som det även kallas ingår allt du kan tänka dig kring lön.

Exempel på vad som ingår i lönehantering

• Betala in skatter och avgifter till berörda myndigheter
• Semesterersättning
• Administrera frånvaro
• Avvikelser
• Pensioner
• Hantera förmåner

För att få en effektiv och trygg lönehantering krävs ett smart och stabilt lönesystem. Lönesystemet ska ta över det som tidigare krävde ett omfattande, tidskrävande och manuell administration. För några tiotal år sen hanterade en löneadministratör 100 löner. Men med ett smart lönesystem som har stöd för AI och Machine Learning kan samma person idag hantera löner för upp emot 2000 anställda.

Välj en lönehantering som passar ditt företags utvecklingsresa

Det är viktigt att kunna anpassa företagets löneadministration allteftersom din verksamhet och organisationen förändras. En framtidssäker lönehantering betyder i praktiken att du kan säkerställa en långsiktighet både när det gäller system och lönekompetens.

För att undvika att fastna i en diskussion som fokuserar på olika system och enskild funktionalitet är det viktigt att utgå från ett lösningsperspektiv. Tänker du brett och proaktivt i ett tidigt skede öppnas det som regel upp fler möjliga lösningar. Det är inte ovanligt att en diskussion som från början handlar om att överväga en uppgradering av befintligt lönesystem, landar i en diskussion om en eventuell outsourcing av hela eller delar av företagets lönehantering.

Utgå från verksamhetens strategiska mål för framtiden när det gäller till exempel tillväxtplaner, internationalisering eller organisationsförändringar. Då är det lättare bedöma behoven och utvärdera den bästa lösningen för att säkerställa de komponenter som krävs för i en framtidssäker löneadministration – lönesystem, resurser och kompetens. Här kan du med fördel dra nytta av att använda din leverantör som bollplank och ta del av andra kunders erfarenheter.

Se nya användarbehov som en möjlighet

Lönesystemsutvecklingen har tidigare varit ganska eftersatt, men i takt med den snabba IT-utvecklingen sker nu stora förändringar drivet av helt nya behov. Efterfrågan på effektivare arbetssätt, tillgänglighet och större mobilitet ökar stadigt i takt med den digitala utvecklingen. Kraven från arbetstagarna förändras i och med nya vanor och användarbeteenden, mycket till följd av de möjligheter som dagens smartphones öppnat upp för. Idag räknar många anställda med att kunna sköta både sin tidrapportering och kvittoredovisning direkt i sin telefon. Det ska inte vara krångligt eller får inte ta extra tid att administrera.

Genom att erbjuda medarbetarna nya, moderna alternativ blir också lönehanteringen mer effektivt. Med en enklare och mer tillgänglig rapportering är chansen större att all nödvändig information kommer in i tid. Mycket av det administrativa, ofta manuella arbete som annars ligger på löneavdelningen kan förenklas och göras mer flexibelt. En av anledningarna till att intresset för självservicetjänster ökar, är just möjligheten att frigöra resurser genom att med de digitala verktygen ”delegera” delar av arbetet till medarbetare.

Utvärdera alternativa arbetssätt och systemlösningar för er lönehantering

Idag drivs systemutvecklingen och valet av HR- och lönesystem mycket av kraven på effektivisering av interna processer och minskad manuell hantering. Kraven på mer samordnade informationsflöden, flexibla och skalbara integrerade lösningar är höga.

De senaste åren har molntjänster inom HR och lön blivit allt vanligare. En större flexibilitet och skalbarhet gör att allt fler, både större och mindre organisationer, ser molnbaserade lönesystem som ett flexibelt och kostnadseffektivt alternativ för att rusta sig för framtiden. Många ser positivt på möjligheten att slippa versionshantering och lägga över driftsansvaret på molntjänstleverantören.

Med ett molnbaserat lönesystem kan du försäkra dig om att alltid ha den senaste version av lönesystemet samtidigt som du kan växa med ditt system i takt med att ditt företag utvecklas. Utan att behöva köpa för stor kostym från början. Eller för den delen, anpassa utnyttjandet och därmed även kostnaderna vid eventuella neddragningar.