När är det rätt läge att outsourca lön?

I mindre och medelstora företag är det ofta bara en anställd som hanterar företagets löner. Alternativet är att outsourca lönen, men många förknippar outsourcing med att till viss del förlora kontrollen över processerna och att mängden fel ökar. Men stämmer verkligen bilden överens med hur det ser ut idag? När och varför är det då ett bra val att outsourca löneadministrationen – trots allt? 

Ensam löneadministratör? 

Den som hanterar lönen i mindre och medelstora företag har i många fall en kombinerad roll. Ofta är det en och samma person som har ansvar för såväl HR som och lön, kombinerat med ett ekonomiansvar. En sådan roll kräver en löpande kunskapsuppdatering om lönerelaterade lagar, ändringar i regelverk, kollektivavtal och så vidare. Behovet av lönesystemkompetens är också viktigt att säkerställa och underhålla för att löneadministrationen ska fungera effektivt och bli korrekt.  

I verksamheten blir du väldigt beroende av din löneadministratör. Löneadministratören får på så sätt en nyckelroll inom bolaget med ansvar för en process som inte är del av kärnverksamheten. Utmaningarna uppstår då hen blir sjuk, går på semester eller inte är på plats under en längre tid. Och vad händer om din löneadministratör en dag väljer att gå vidare och göra något annat? Ingen har ett års uppsägningstid – ändå är det inte orimligt att tro att det är ungefär så lång tid som det skulle ta att hitta en ny person att axla rollen. Någon med rätt kompetensnivå som dessutom kan tillgodogöra sig all den kunskap som bara ”finns i huvudet” på den som tidigare ensam ansvarat för löneprocesserna. 

Som ensam i lönerollen finns det även begränsade möjligheter att bolla idéer med någon annan om hur lönearbetet kan utvecklas och förbättras. Av den anledningen är det många som bygger in sig i en tyngre administration än vad som kanske behövs. Ofta utan att ens vara medveten om det. 

Fördelarna att outsourca lön 

Istället för att administrera medarbetarnas löner på egen hand kan du välja att ta hjälp av en extern part som kan sköta hanteringen och dessutom tillföra värdefull kunskap och erfarenhet.  

En outsourcingpartner gör ofta löner för en stor mängd olika bolag, av varierande storlek och branschtillhörighet, men med samma processer som ska hanteras. Därför blir det lättare att skapa andra, mer effektiva processer baserat på den erfarenhet som outsourcing-partnern har från andra kundsamarbeten. Sådana alternativa processer blir dessutom ofta mer kostnadseffektiva. Både räknat på de resurser som behöver läggas på processen, tack vare exempelvis automation eller robotisering, men också genom att förändringen i många fall reducerar mängden fel.  

Outsourcingpartnern har även helt andra möjligheter att anamma ny teknik. I ett mindre eller medelstort företag kan du helt enkelt inte investera lika mycket pengar i ditt lönesystem. Kanske finns idéer om förbättringar, men du och din organisation har sällan möjlighet att förverkliga dem. Lönehanteringen blir då i huvudsak en fråga om förvaltning – ni gör det som behöver göras och det blir svårare att lyfta blicken. Det som får stryka på foten blir därför ofta proaktivitet och utveckling.  

Men för företag vars kärnverksamhet är att erbjuda tekniska lösningar för lön och outsourcing-tjänster blir det lättare att motivera investeringar i utveckling och ny teknik. De kan även hitta sätt att göra tjänsten skalbar för olika typer av kundbehov, till exempel företagsstorlek eller bransch. 

Den nya generationens outsourcing 

Lönesystem har traditionellt sett legat på en egen lokal plattform och hanterats av varje enskilt företag, eller via traditionell outsourcing. Det begränsar möjligheterna att dra nytta av erfarenheter och synergier från andra företag med samma system – om du stöter på patrull eller om det uppstår behov av att utveckla processerna. En av de stora fördelarna med de nya molnbaserade lösningarna är därför att användare från en mängd olika verksamheter, nu till skillnad från tidigare, kan befinna sig på en och samma plattform. När alla data och all kunskap samlas på ett ställe blir det också enklare att utveckla lösningar som fler kan dra nytta av och som kan skalas upp eller ner beroende på behov och storlek på verksamhet.  

I den traditionella bilden av outsourcing finns en viss skepsis som bygger på tron om att du förlorar kontrollen – att du lämnar över processerna åt någon annan utan någon insyn. Den tiden är dock förbi –Den nya generationens outsourcing medför tack vare molnet en mängd nya möjligheter och tillvägagångssätt. Idag kan du outsourca enskilda processer, delar av en process, eller välja att outsourca allt men fortfarande behålla kontrollen och ha möjlighet att slutgiltigt godkänna hanteringen – allt anpassat efter dina behov.  

Att välja löneoutsourcing blir därför i hög grad en fråga om att förändra synsättet. Därefter behöver ditt företag ta ett strategiskt beslut om att bli mer kostnadseffektivt och mindre sårbart genom att inte lägga för stora interna resurser på det som inte är företagets kärnverksamhet. 

Ladda ner vår gratis guide – 6 tips för att lyckas med löneoutsourcing

Vill du läsa mer om hur SD Worx Pay skapades? Läs mer här >>

Vill du läsa mer om hur ni kan få en enklare lönehantering? Läs mer här >>