Löneoutsourcing – ett smart sätt att rusta sig för förändring

Varför allt fler väljer löneoutsourcing

 

Beslutet att outsourca lönehanteringen och HR-processer kan baseras på olika grunder för olika verksamheter. Här är fyra vanliga anledningar till att företag väljer att outsourca lönehanteringen:

1. Effektivisera lönehanteringen: Det interna löneadministrativa arbetet fungerar inte på ett effektivt sätt, vilket är kostsamt.
    
2. Föråldrade system: De system man använder är föråldrade och inte uppdaterade för att hantera dagens behov.
    
3. Resurs- och kompetensbrist: Det finns ett identifierat kompetens- och resursproblem på sikt som behöver lösas, till exempel på grund av pensionsavgångar eller utmaningar att hitta rätt bemanning.
    
4. Fokus på kärnverksamheten: Företaget har en uttalad sourcing-strategi för tjänster som inte är en del av företagets kärnverksamhet.

Fördelar med att outsourca lönehanteringen

 

Förbättrad kvalitet och minskad sårbarhet

Den gemensamma nämnaren är strävan efter en bättre kvalitetssäkring av det löneadministrativa arbetet. Att outsourca stödfunktioner som HR och lön är ofta en medveten strategi för att fokusera på den egna kärnverksamheten. Genom att lägga ut en så central funktion som lön blir företaget också mindre sårbart. 

Flexibilitet och skalbarhet över tid

Flexibilitet i bemanning och skalbarhet över tid är vanliga anledningar till att organisationer väljer outsourcing för att gardera sig mot planerade och oförutsedda förändringar.

Minskad administration genom automatisering

I och med en ökad digitalisering har nya möjligheter öppnats upp för mer automatiserade tjänster och större självservice. Med molnbaserade lösningar, appar och portaler kan chefer och medarbetare sköta rapportering och uppföljning var och när det passar dem bäst. Med en ökad automatisering kan du öka effektiviteten och skapa en större säkerhet i den löneadministrativa processen.

Vilka tjänster ingår i outsourcing av lönehantering?

 

Utöver lönebearbetning och utbetalning, är det vanligt att dessa tjänster ingår i outsourcing-uppdraget: 

• Hantering av resor och utlägg
• Kontroll och avstämning
• Rapportering till myndigheter
• Årliga rutiner för exempelvis semester och kontrolluppgifter
• Övrig uppföljning och arkivering 

I ett långsiktigt lyckat samarbete är din outsourcing-partner väl insatt i din verksamhet, kan processerna och kan erbjuda såväl gedigen kompetens som ett effektivt och heltäckande IT-stöd.

Kostnadsmodeller för löneoutsourcing

 

Förutom en ökad flexibilitet och mer fokus på den egna verksamheten, lockas många företag av den finansiella modellen som ett outsourcing-uppdraget innebär, från fast till rörlig kostnad. Istället för att ha en fast, årlig licenskostnad och egna personalomkostnader, betalar företag en lägre rörlig avgift månadsvis som oftast baseras på antalet lönespecifikationer samt tillägg för kompletterande servicetjänster.

 

Kommunikation – nyckeln till en lyckad outsourcing-relation

 

En nära och tydlig kommunikation framhålls som en av de absolut viktigaste aspekterna när det gäller att skapa en långsiktigt framgångsrik outsourcing-relation. Det är viktigt att redan tidigt etablera ett förtroende som bygger på en gemensam känsla av partnerskap och en tydlig målbild som båda parter är överens om. 

Bristande struktur i informationsinhämtningen eller otydlig kommunikation om vad som förväntas, skapar annars lätt en osäkerhet. Genom att hela tiden sträva efter ett nära samarbete och öppen, daglig dialog undviker du missförstånd och onödiga fel i hanteringen.

Vill du veta hur löneoutsourcing kan stärka din organisation?

Vill du veta mer om hur smart outsourcing kan hjälpa din verksamhet? Fyll i dina kontaktuppgifter för att boka en kort möte eller demo med en av våra experter.