Outsourcing – ett smart sätt att rusta sig för förändring

Beslutet att outsourca löne- och HR-processen kan baseras på olika grunder för olika företag. Tre vanliga anledningar är att:

1. det interna löneadministrativa arbetet inte fungerar effektivt, är kostsamt eller att systemen är föråldrade
2. det finns ett identifierat kompetens- och resursproblem på sikt som behöver lösas, till exempel på grund av pensionsavgångar eller en utmaning att hitta rätt bemanning
3. företaget har en uttalad sourcingstrategi för tjänster som inte är en del av företagets kärnverksamhet

Den gemensamma nämnaren är strävan efter en bättre kvalitetssäkring av det löneadministrativa arbetet. Att outsourca stödfunktioner som HR och lön är ofta en medveten strategi för att fokusera på den egna kärnverksamheten. Genom att lägga ut en så central funktion som lön blir företaget också mindre sårbart. Flexibilitet i bemanning och skalbarhet över tid är vanliga anledningar till att organisationer väljer outsourcing för att gardera sig mot planerade och oförutsedda förändringar.

Ökad automatisering skapar nya möjligheter

I och med en ökad digitalisering har nya möjligheter öppnats upp för mer automatiserade tjänster och större självservice. Med molnbaserade lösningar, appar och portaler kan chefer och medarbetare sköta rapportering och uppföljning var och när det passar dem bäst. Med en ökad automatisering kan du öka effektiviteten och skapa en större säkerhet i den löneadministrativa processen.

Vanliga tjänster som kan ingå i outsourcinguppdraget är, förutom lönebearbetning och -utbetalning, hantering av resor och utlägg, kontroll och avstämning, myndighetsrapportering, årsrutiner för exempelvis semester och kontrolluppgifter samt övrig uppföljning och arkivering. I ett långsiktigt lyckat samarbete är din outsourcingpartner väl insatt i din verksamhet, kan processerna och kan erbjuda såväl gedigen kompetens som ett effektivt och heltäckande IT-stöd.

Från fast till rörlig kostnad

Förutom en ökad flexibilitet och mer fokus på den egna verksamheten attraheras många företag av den finansiella modellen som ett outsourcinguppdraget innebär. Från att ha haft en fast, årliga licenskostnad och egna personalomkostnader, betalar företag istället en lägre rörlig avgift månadsvis som oftast baseras på antalet lönespecifikationer samt tillägg för kompletterande servicetjänster.

Kommunikation nyckeln till långsiktig framgång

En nära och tydlig kommunikation framhålls som en av de absolut viktigaste aspekterna när det gäller att skapa en långsiktigt framgångsrik outsourcingrelation. Det är viktigt att redan tidigt etablera ett förtroende som bygger på en gemensam känsla av partnerskap och en tydlig målbild som båda parter är överens om. Bristande struktur i informationsinhämtningen eller otydlig kommunikation om vad som förväntas, skapar annars lätt en osäkerhet. Genom att hela tiden sträva efter ett nära samarbete och öppen, daglig dialog undviker du missförstånd och onödiga fel i hanteringen.

Hör gärna av dig till oss om du vill veta mer om SD Worx löneoutsourcingtjänster, eller har andra funderingar kring hur det HR- och löneadministrativa arbetet kan utvecklas ytterligare på ditt företag.

Missa inte heller våra 6 tips för en lyckad löneoutsourcing