Många digitaliseringsprojekt inom HR och lön blir halvfärdiga

Syftet med digitaliseringsprojekt inom HR och lön är att automatisera det manuella arbetet så att specialister kan fokusera på arbete som är mer produktivt. Flera projekt når dock aldrig sina mål. I den här bloggen ger vi sex enkla tips för att genomföra ett lyckat digitaliseringsprojekt. 

Anställda inom HR och lön har fortfarande flera manuella och återkommande rutinuppgifter och detta är anledningen till att många företag söker lösningar genom digitalisering för ett effektivare sätt att sköta arbetsuppgifterna. Dessvärre blir digitaliseringsprojekten allt för ofta halvfärdiga.

Syftet med digitaliseringsprojekt är att frigöra specialisternas tid för ett arbete som är mera produktivt. Ofta nås inte dessa mål. Arbetets produktivitet ökar först när man kan se de enskilda funktionerna i HR och löneadministrationen som en helhet.

Rekordmånga digitaliseringsprojekt

Inom HR sker det många digitaliseringsprojekt och det finns många typer av processer man ser över. För några innebär digitaliseringen en användning av e-dokument istället för traditionella pappersdokument. I de mera avancerade digitaliseringsprocesserna använder man automation och AI (artificiell intelligens) för att automatisera arbetsuppgifterna.

Det är viktigt att detaljbeskriva vilka olika faser processen innehåller samt hur olika arbeten är sammankopplade för att öka arbetets produktivitet i HR och löneadministration. När man har gjort detta, kan man gå till nästa steg där digitaliseringen styr processen.

Ser man inte helheten lyckas man inte

Arbetet inom HR och löneadministration borde vara sammankopplade men i många organisationer är de två separata enheter. Digitaliseringsprojekt inom HR blir ofta systemprojekt som inte når sina mål. Det är lätt att tro att systemprojektet har lyckats om en arbetsuppgift för HR eller lönehantering görs elektroniskt istället för manuellt. Men risken finns att man bara har flyttat den manuella arbetsuppgiften till en annan plats i organisationen. Detta kallar vi för en falsk digitalisering.

Produktiviteten ökar inte i om specialisten är tvungen att kontrollera att informationen når fram samt är tvungen att göra extra kontroller. Detta arbete är oftast ett arbete som beslutsfattarna inte ser. Det är därför viktigt att man ser helheten i digitaliseringsprojekt.

Underdimensionerade projekt når inte utsatta mål

Det finns flera orsaker till att projektet inte lyckas och ofta beror det på att man inte har reserverat tillräckligt med arbetskraft, tid och pengar till projektet.

6 tips för att lyckas med digitalisering av HR

1. Ta med experterna. I idealläget tar man med experterna redan i planeringsfasen, personer som har kännedom om HR och löneadministration. Om experterna är med och definierar kraven för det nya systemet har projektet en större sannolikhet att lyckas.
2. Flytta inte ett manuellt papperssystem till elektronisk form. När man börjar planera digitaliseringsprojekt tänk noga över era mål. Att flytta manuella pappersdokument till e-dokument är inte samma sak som digitalisering.
3. Vilka behov har vi i framtiden? När du börjar planera digitaliseringen av HR, fundera på vilka behov och systemkrav ni har i framtiden. I idealläget borde samma system fungera även i framtiden utan att ni är tvungna att skaffa nya, separata system eller delar av system.
4. All service från ett ställe. När du överväger att investera i ett nytt HR-system, tänk noga över vem du väljer och om du vill ha en eller flera leverantörer? Om du väljer flera leverantörer, kan det orsaka problem senare då alla utvecklar sina egna system och olika håll. Väljer du en leverantör, blir processen lättare att hantera och slutresultaten bättre. 
5. Undvik mänskliga misstag. Det lönar sig att bygga upp ett HR-system som styr och hjälper användaren som mycket som möljigt. När du redan i planeringsfas fokuserar på att systemet ska bli lätt att använda i det dagliga arbetet, minskar det risken för mänskliga misstag. 
6. Reservera tid för introduktion. Det är alltid en stor omställning när man tar i bruk ett nytt system. Försök att hitta en tidpunkt då det inte sker så många andra förändringar i organisationen. Se till att kommunikationen är tillräcklig. Reservera tid för att förstå helheten och för att hitta en gemensam förståelse i organisationen.