Det här krävs för att få din styrelse att godkänna ett byte av ert lönesystem

Spenderar du och dina kollegor onödigt mycket tid på manuella uppgifter och pappersarbete? Ser du att det finns potential för effektivisering och automation av repetitiva arbetsuppgifter? Då kan det vara dags att byta lönesystem. Men hur får man ledningen att göra en sådan investering? 

Här är våra bästa tips! 

Det finns många fördelar med att byta till ett nytt, modernt och molnbaserat lönesystem – inklusive mer automatiserade kontroller och effektiva rutiner, moderna och användarvänliga system, enklare åtkomst till systemet, möjlighet att köra ut löner från var som helst, ökad effektivitet och naturligtvis en bättre kostnadskontroll. 

För att få tummen upp från företagets beslutsfattare är det viktigt att övertyga, men hur gör man det? Vi hjälper dig att komma igång! 

Målet med ett business case 

Ett välbyggt business case är exakt vad du behöver för att övertyga ledningen, och det bör koppla det förväntade resultatet med den ökade affärsnyttan. Här måste du definiera ett förväntat resultat och möjliga vinster. Dessutom bör du ta fram vad som är den största konsekvensen av att inte göra någonting. Men först: 

Gör ett bra förarbete 

Innan du börjar arbetet och går till ledningen måste du förbereda dig noga. Börja gärna med en SWOT-analys för att kartlägga den aktuella situationen och titta på vilka lösningar du har idag och hur effektiva dessa faktiskt är. Hur många processer hanteras manuellt? Görs det fortfarande många dubbelregistreringar som kan leda till fel och extrajobb? Undersök också hur ni ligger till när det kommer till GDPR och integritet. Har du allt i ordning, eller kommer ett nytt system att kunna hjälpa dig att stänga eventuella säkerhetsbrister? Hur får anställda tillgång till information, sparas personuppgifter korrekt – är det i enlighet med GDPR? 

Hur är det med cheferna? Har de tillgång till siffror och rapporter av hög kvalitet så att de kan följa upp sina avdelningar så enkelt som möjligt? Chefer med en hög andel administration arbetar också mindre effektivt – vilket i sin tur ofta innebär att det finns mindre tid för att följa upp anställda i det egna teamet. Desto fler uppgifter som måste utföras manuellt, desto mindre tid får chefer till kärnverksamheten och det viktiga utvecklingsarbetet.  

Förarbete handlar helt enkelt om att kartlägga alla relevanta processer, klargöra svagheter och utmaningar och visa hur ett nytt lönesystem kan bidra till att stärka och effektivisera dessa områden.  

Spegla mottagaren och tala samma språk 

Om du ska prata med ledningen och övertala ekonomichefen att förorda investeringen måste du se till att ni talar samma språk. Här är det smart att ”spegla” de som du behöver få ett godkännande ifrån. Jag menar inte att du ska kopiera hela ledningsgruppens kroppsspråk, men om du vet att ekonomichefen arbetar på basis av prognoser, statistik, rena fakta och Excel-ark, måste du också använda detta i din kommunikation för att nå fram – vilket innebär att presentera ditt business case med konkreta tal, statistik och prognoser. 

Om du har mer kreativa och innovationsfokuserade deltagare i ledningsgruppen, då kan du lägga krut på fördelarna med affärsutveckling och effekterna från nya automatiserade lösningar. Har du en säkerhetsinriktad IT-chef, betona vikten av att följa gällande regler och lagar, säkra integrationer och andra trovärdiga kunder som har gjort samma sak, valt samma lösning? 

Hitta dolda kostnader relaterade till lönesystemet 

Titta på alla kostnader som är förknippade med systemet ni använder idag, till exempel kostnaden för att driva din egen server. Undersök även hur många dubbelregistreringar du gör, hur mycket tid ni lägger på manuella processer och vad detta kostar i kronor och ören. 

Kartlägg sedan vad företaget kan spara genom att byta lönesystem. Bara av att automatisera arbetet med frånvaro och återbetalning kan sänka kostnaderna med upp till 40 procent om du väljer en helt digitaliserad lösning, jämfört med att göra arbetet manuellt. Genom att byta system kan du också minska kostnaderna för stora uppdateringar – med en modern lösning sker uppdateringarna automatiskt i molnet. 

Tänk säkerhet och integritet 

Idag är det viktigare än någonsin att följa GDPR – hur hanteras personuppgifter om era kunder och anställda? Om de nuvarande systemen och arbetsrutinerna kring distributionen av lönespecifikationer och information om anställda inte är i överensstämmelse med GDPR och sekretessregler, riskerar företaget stora böter – något du enkelt kan undvika genom att byta till en modern molnlösning. 

Vart är företaget på väg? 

Allt du presenterar för ledningen ska relatera till företagets övergripande mål och strategier. Lägg därför tid på att analysera företaget som helhet och kartlägg den övergripande riktningen och hur ett nytt lönesystem passar in i företagets resa. 

Har företaget som mål att vara en attraktiv arbetsgivare? Eller siktar ni på att bli mer digitala? Då är moderna lösningar med intuitiva gränssnitt rätt väg. Anställda förväntar sig samma teknik på arbetsplatsen som de använder privat. Kom ihåg att risken för att inte följa med den tekniska utvecklingen kan vara mycket kostsamt för företaget på lång sikt. 

Läs också: Äldre lönesystem är dyrare än du tror: kostnaderna du inte kände till

Stärk ditt lag 

Du är alltid starkare i ett team, och det är särskilt värdefullt att ha IT-avdelningen i ditt lag – om du har den ”inhouse”. Prata med dem och försäkra dem om att den nya lösningen du överväger är vattentät – både när det gäller drift, geografiskt läge, integrationer, integritet, GDPR och IT-säkerhet. Be leverantören att skicka över dokumentation om molnlösningen. 

Förbered ett trovärdigt business case 

Utan ett trovärdigt business case, är risken stor att du blir utan finansiering från ledningen! Om du har gjort en ett grundligt förarbete – och bland annat gjort en gedigen SWOT-analys – då har du ett bra utgångsläge. 

Här är 7 relevanta punkter för ditt business case: 

1. Varför behöver vi genomföra detta nu? 

2. Kostnadsbesparingar: Bland annat genom minskade driftskostnader, effektivisering av lönerelaterade uppgifter och bättre resurshantering. Hur kan vi säkerställa att vi får ut en värdeökning med investeringen? 

3. Processoptimering: Bland annat genom förbättrad datakvalitet och resurstilldelning. Integrationer. 

4. Strategiska fördelar: Till exempel genom ökad lojalitet bland anställda, ökad anpassningsförmåga och rörlighet, ökad effektivitet och frigörande av tid och ett starkare employer brand.  

5. Trygghet: Säkerhet och drift, integritet och GDPR. Automatiserade processer kan spara tid, vilket i sin tur gör det lättare att säkerställa att löneavdelningen följer gällande lagstiftning, även när det gäller övertid och helgdagar. 

6. Ge exempel: Bland annat genom att hänvisa till andra företag i branschen som har lyckats implementera ett nytt lönesystem framgångsrikt. Be om kundcase från leverantören! 

7. Tidsplan och prioritetslista: Som visar vad som bör/måste ske och när, samt vilka som kommer att vara involverade i de olika stegen. Hur ska vi prioritera de olika möjligheterna? Hur ska vi genomföra ändringarna och när? 

Vad händer om du får ett nej? 

Det är alltid tråkigt att bli avvisad, men det betyder inte att du måste ge upp! Fråga ledningen om orsaken till avslaget och gå igenom ditt business case. Se om du kan få med fler nyckelpersoner i företaget och om du kan få tillgång till ännu fler siffror och rapporter som kan stärka dina argument. Titta också igenom din prioriteringslista och dubbelkolla att den är tillräckligt bra. 

Alternativt kan du be oss om hjälp! Vi på SD Worx har lång erfarenhet av implementeringen av nya lönesystem och vet vad det kostar att byta lönelösning – och inte minst vad det kostar att inte ändra. 

Ladda ned vår e-bok Vad tjänar vår organisation på en ny HR- och lönelösning?

I denna e-bok har vi samlat exempel på de kostnader som uppstår genom användandet av föråldrade system för HR och lön – och hur du kan komma tillrätta med dem i mer moderna lösningar. Tillsammans med vår Business Case-kalkylator kan du också räkna mer exakt hur ett business case skulle se ut för din organisation.  
 
I vår e-bok kan du läsa mer om:

• Manuell löneadministration 
• Mobila  och  smarta  system med AI
• Internt engagemang med tydlig förändringsledning
• Att frigöra tid för strategisk HR samt total cost of ownership (TCO)
• Onboarding – tid innan nyanställda blir produktiva 
• Exempel på hur du kan räkna på kostnaderna för HR och lönesystem

Vi vill även tipsa om artiklarna:

3 viktiga grundstenar för en effektiv lönerevisionsprocess >>  

Rekrytering och onboarding: Hur lång tid tar det innan din nya medarbetare är effektiv i sin roll?

HR-trend: Employer Branding 2.0 – Den nya talangjakten

HR-trender: Gig-ekonomi och flexkontor

Hur kan detaljhandeln behålla unga talanger?