Deadline närmar sig för europeiska AI-förordningen – företag måste förbereda sig

Artificiell intelligens (AI) utvecklas snabbt och används i allt fler situationer, även inom företag. Därför inför Europa en ny förordning om AI (AI-förordningen), ett enhetligt regelverk som alla företag i Europa måste följa. Lagen träder i kraft den 2 februari 2025 och gäller för alla arbetsgivare. De som inte följer lagen riskerar höga böter.  Även i Sverige måste alla organisationer följa AI-förordningen senast söndagen den 2 februari. SD Worx, ledande europeisk HR- och lönepartner, förklarar mer.

Magnus Eklöv, Business Solution Manager på SD Worx Sverige, sammanfattar kärnan i AI-förordningen: ”För det första måste arbetsgivarna ha en AI-policy som beskriver vad arbetsgivarna gör för att säkerställa att deras anställda har AI-kompetens, så att de är medvetna om AI och förstår dess potential och fallgropar för organisationen. För det andra bör AI-system som förbjuds av Europa förbjudas inom organisationer.”

Inte alla arbetsgivare är medvetna om att den europeiska förordningen kommer att gälla redan från och med den 2 februari, för alla arbetsgivare oavsett storlek. Den gäller för alla organisationer med anställda (oavsett om de är anställda eller arbetar för organisationen genom en annan lagstiftning) som använder AI för organisationens räkning. EU lägger en del av verkställigheten av denna del av AI-förordningen på medlemsländerna själva, liksom böter för dem som inte följer lagen. Den exakta storleken på dessa böter kommer inte att vara klar förrän den 2 augusti 2025. Företagen bör ändå ha bättre ordning från och med den 2 februari, eftersom böter kan utdömas retroaktivt.

 

Obligatorisk AI-policy och tillräcklig AI-kompetens

Företagen måste se till att deras personal har tillräcklig AI-kompetens. Det betyder inte att varje anställd måste veta allt om AI. Det handlar om att säkerställa att alla i organisationen som arbetar med AI-system har den kunskap och de färdigheter som krävs för att fatta välgrundade beslut och identifiera potentiella risker och skador. Detta omfattar alla medarbetare som arbetar med AI-system, från leverantörer till slutanvändare. Det sträcker sig längre än bara till IT-personal inom företag, till exempel.

Magnus tillägger:”Jag vill passa på att förstärka vikten av att genomföra onboarding av AI. En viktig aktivitet i onboarding är utbildning till personalen om AI syfte, funktion och vilket värde den är tänkt att skapa. Genom onboarding minskar risken till felaktigt användande och negativ inverkan på grund av felanvändning, missförstånd och okunskap.”

AI-förordningen anger inte exakt vilka åtgärder en arbetsgivare måste vidta för att alla berörda personer ska få tillräcklig AI-kunskap. Arbetsgivaren bör ta hänsyn till dessa personers tekniska kunskaper, erfarenhet, utbildning och träning, det sammanhang i vilket AI-systemen kommer att användas och de individer eller grupper av individer som AI-systemen kommer att användas i förhållande till.

Arbetsgivaren kan bestämma vilka kunskaper och färdigheter de berörda personerna behöver och hur de ska skaffa sig dessa kunskaper. Överväg allmän AI-utbildning med grundläggande kunskaper, eventuellt skräddarsydd för olika målgrupper (vad är AI, vilka är dess begränsningar, hur man känner igen och förebygger risker etc.). Det kan handla om specifika utbildningar med fokus på vissa verktyg och applikationer, men också om samarbete mellan juridiska och tekniska team.

Magnus Eklöv: ”Vi rekommenderar att arbetsgivare skapar en AI-policy med tydliga riktlinjer för AI-användningen inom organisationen. Det kan handla om vilka applikationer som får användas av vem och på vilket sätt. I denna policy kan arbetsgivaren också ge vägledning om hur medarbetarna kan hålla sig tillräckligt AI-kompetenta. Till exempel hur man går tillväga när något förändras i organisationen eller i verktygen. AI-kunskap är trots allt inte statisk. Om en anställd byter befattning eller om de verktyg man använder förändras, måste man som arbetsgivare se till att den anställde behåller en tillräcklig AI-kompetens.”

 

Förbjudna AI-system

För det andra förbjuder AI-förordningen från och med den 2 februari 2025 AI-system som strider mot europeiska grundläggande normer och värden, till exempel på grund av en kränkning av grundläggande rättigheter. Som exempel kan nämnas AI-system för ”social scoring”, som bedömer människor utifrån deras sociala beteende eller personliga egenskaper. Ett annat exempel är AI-system för känsloigenkänning på arbetsplatser och i utbildning - även dessa kommer att förbjudas.

Arbetsgivare bör därför identifiera de AI-system som används för att identifiera eventuella förbjudna AI-system och sluta tillåta dem.

Från och med den 2 augusti 2025 riskerar organisationer som utvecklar eller använder förbjuden AI höga böter. Här ligger tillsynen av detta och bötesbeloppens storlek helt på Europa. Böterna kan uppgå till 35 miljoner euro eller upp till 7% av den totala globala årsomsättningen för föregående räkenskapsår, beroende på vilket belopp som överstiger 35 miljoner euro.