Framtidens viktigaste systemkrav är förmågan att förändras

Offentlig sektor investerar i system som ska stödja verksamheten i tio, femton eller tjugo år. Samtidigt förändras teknik, regelverk och arbetssätt i en takt som gör det allt svårare att veta vilka behov som kommer att vara avgörande om bara några år. När förändring blivit normalläget behöver upphandlingar fokusera mindre på dagens funktioner och mer på verksamhetens långsiktiga utvecklingsförmåga. Det skriver Linus Lanker, Region Östergötland, Charlotte Birgander, HerbertNathan & Co, och Magnus Rådbo, SD Worx.

Offentlig sektor investerar årligen stora belopp i digitala system som ska stödja verksamheten under lång tid framöver. Samtidigt förändras teknik, regelverk, säkerhetskrav och arbetssätt i en takt som gör det allt svårare att veta vilka behov som kommer att vara avgörande om fem eller tio år. Det ställer nya krav på hur vi ser på upphandling. När förändring blivit normalläget räcker det inte längre att upphandla för dagens behov. Vi måste upphandla för förmågan att utvecklas över tid.

Många verksamhetskritiska system lever betydligt längre än de förutsättningar som rådde när de upphandlades. Det gäller inte minst inom HR- och löneområdet, där investeringar ofta ska skapa värde under ett eller två decennier. Under samma period förändras omvärlden flera gånger om. Nya tekniska möjligheter uppstår, lagstiftning utvecklas, säkerhetskrav skärps och medarbetares förväntningar förändras.

Trots det präglas upphandlingar fortfarande av ett fokus på detaljerade funktionskrav. Organisationer beskriver hur verksamheten fungerar i dag och söker system som på bästa sätt stödjer den nuvarande verkligheten. Det är naturligt, men det innebär också en risk. Ju mer upphandlingen utgår från dagens processer, desto större är sannolikheten att morgondagens behov får mindre utrymme.

Det handlar inte om att offentlig sektor ska försöka förutse framtiden bättre. Tvärtom visar de senaste årens utveckling hur svårt det är. Få organisationer kunde för några år sedan bedöma vilken påverkan generativ AI skulle få på administrativa processer, analysarbete och beslutsstöd. På samma sätt är det svårt att i dag veta vilka tekniska, regulatoriska eller verksamhetsmässiga förändringar som kommer att prägla nästa decennium.

Därför behöver diskussionen om digitalisering i högre grad handla om utvecklingsförmåga. Det viktigaste är inte att välja rätt system för dagens behov. Det viktigaste är att skapa ett systemlandskap som kan utvecklas när morgondagens behov uppstår.

Förmågan att integrera nya lösningar, anpassa sig till förändrade regelverk och ta tillvara innovationer blir allt viktigare. Organisationer som saknar den flexibiliteten riskerar inte bara högre kostnader över tid. De riskerar också att få svårare att möta nya krav från verksamheten och dra nytta av de möjligheter som ny teknik skapar.

Paradoxalt nog ökar behovet av flexibilitet samtidigt som kraven på styrning, säkerhet och regelefterlevnad blir större. Offentlig sektor behöver inte följa varje ny tekniktrend. Tvärtom kräver verksamheternas uppdrag långsiktighet, stabilitet och ansvarstagande. Men just därför blir det avgörande att de system som upphandlas inte begränsar organisationens framtida handlingsutrymme.

När vi diskuterar offentlig digitalisering hamnar fokus ofta på vilka lösningar som ska införas. Den viktigare frågan är ofta hur vi säkerställer att dagens investeringar fortfarande skapar värde när förutsättningarna förändras. Förmågan att förändras behöver därför få en mer central plats i framtidens upphandlingar. 

Offentlig sektor behöver inte bli bättre på att förutse framtiden. Däremot behöver vi bli bättre på att skapa förutsättningar att möta den. I en tid där förändringstakten fortsätter att öka är förmågan att utvecklas över tid en av de viktigaste investeringar en organisation kan göra.

Linus Lanker
HR-strateg och förvaltningsledare för HR, Region Östergötland

Charlotte Birgander
Leverantörsoberoende partner och senior rådgivare Digital HR och HRIT, HerbertNathan & Co

Magnus Rådbo
Ansvarig erbjudande offentlig sektor, SD Worx