Offentlig sektor upphandlar HR-system som om AI inte finns

När Region Östergötland upphandlade sitt HR- och lönesystem 2023 diskuterades knappt generativ AI. I dag är det en del av allas arbetsvardag. Det är ett skolexempel på varför offentlig sektor måste tänka om – både kring vad man upphandlar och hur, enligt Linus Lanker, HR-strateg och förvaltningsledare på Region Östergötland.

Offentlig sektor upphandlar HR- och lönesystem i långa cykler. Tio till tjugo år är snarare normen än undantaget. Det är kontrakt som ska bära organisationen genom teknikskiften, regelverksförändringar och omvärldsomvälvningar som ingen kan förutse fullt ut.

Det vet Linus Lanker väl. Som HR-strateg och förvaltningsledare på Region Östergötland ansvarar han för ett systemlandskap som ska fungera för 14 000 medarbetare med vitt skilda behov – från läkare och sjuksköterskor till jurister och IT-tekniker. När regionen genomförde sin senaste upphandling höll man medvetet fast vid principen om ett modernt och öppet system med stark integrationsförmåga. Inte för att man visste exakt vad som skulle komma, utan för att man insåg att det var omöjligt att veta.

Kravlistan räcker inte

Ett av de vanligaste misstagen vid upphandling av HR-system är att utgå från en lång lista funktionskrav, ofta baserade på hur det befintliga systemet fungerar. Resultatet blir ett kontrakt som i bästa fall cementerar gårdagens arbetssätt och i sämsta fall stänger ute morgondagens teknik.

Magnus Rådbo, ansvarig för SD Worx erbjudande mot offentlig sektor, ser mönstret upprepas gång efter annan.

– Många lägger 80 procent av energin på att välja ett enskilt system. Men det är processerna, organisationen, kompetenserna och datan som avgör om investeringen lyckas. Systemet är verktyget. Framgången skapas runt det, säger han.

Rådet från båda håll är att söka tidig dialog med leverantörer, inte enbart genom formella förfrågningsunderlag, utan i ett öppnare samtal om verksamhetens faktiska behov och vart den är på väg.

Rätt system - inte ett system

En annan vanlig missuppfattning är att ett enda system ska lösa allt. Linus Lanker förespråkar vad han kallar "rätt system”, principen att organisationen väljer det bästa systemet för varje ändamål och bygger ihop dem, snarare än att låsa sig vid en leverantör för allt.

– Förutsättningarna för att bygga ihop system är helt annorlunda i dag än de var för tio år sedan. Med moderna integrationer kan du ha ett lönesystem som är master för persondata, ett separat rekryteringssystem och ett eget schema- och bemanningssystem, och ändå ge medarbetaren en sömlös upplevelse, säger han.

För Region Östergötland handlar det också om praktisk verklighet. Inte alla medarbetare har en egen arbetstelefon eller regiondator. Systemet måste fungera för alla, oavsett tekniska förutsättningar.

Upphandla för 2 000 dagar från nu

Charlotte Birgander, partner och leverantörsoberoende rådgivare på HerbertNathan & Co, håller under Almedalsveckan ett seminarium tillsammans med Linus Lanker och Magnus Rådbo om just dessa frågor. Hennes råd till beslutsfattare är att skifta perspektiv.

– Välj inte system för det ni gör i dag. Lägg grunden för ett systemlandskap som möjliggör det ni vill kunna göra i morgon, säger hon.