Så samarbetar du smartare med 4F-modellen

I webinaret ”Smart samarbete i det hybrida arbetslivet” berättade Alexander Löfgren om hur vi kan samarbeta smartare med hjälp av 4F-modellen. En modell som han forskat fram och använder sig dagligen av i arbetslivet. 

Alexander Löfgren är doktor i industriell ekonomi och organisation vid KTH, och konsult inom verksamhetsutveckling på Influence AB. Alexanders forskning och bok ”Smart samarbete” från 2022 handlar om meningsskapande vanor och skalbara samarbetsformer i arbetslivet, organisationer och samhället i stort. Boken tar bland annat upp de fyra F:n som är ett enkelt verktyg för reflektion och lärande i vardagen. 

Hur samarbetar vi smartare med 4F?

4F-modellen är en ”iterativ reflektionscykel” för att tillsammans med andra ställa oss frågan hur vi kan göra det bästa av vår situation och vad vi kan påverka för att bli bättre.

• Förväntningar – Vad vill vi uppnå?
• Förutsättningar – Vad behöver vi för att lyckas?
• Förverkligande – Vad gjorde vi faktiskt?
• Förbättringar – Vad lärde vi oss och vad kan vi justera?

Diskrepansen mellan de förväntningar man hade i början av till exempel ett projekt och det som man förverkligar kan ibland vara ganska stor. Det gapet som då uppstår kan antingen vara en besvikelse eller en känsla att man överträffat förväntningarna. ”Det intressanta är vad vi gör med den här diskrepansen”, säger Alexander.

”Hur skapar vi ett lärande som utvecklar vår verksamhet och blir mer pricksäkert? Jag har forskat och provat 4F-modellen i framför allt projekt med en stor komplexitet mellan arbetssätt, teknik, människor och organisation. När vi kan lära oss av hur förväntningarna matchade förverkligandet, kan vi som team eller organisation förbättra hur vi arbetar”, berättar han. 

4F-modellen kan hjälpa medarbetare och chefer att skapa meningsskapande samtal genom att koppla individens motivation till teamets syfte, och ge ett gemensamt språk för samarbete och utveckling. Modellen kan även bidra till självledarskap genom att tydliggöra vad som förväntas och vad som behövs göras.

Hur kan du använda 4F-modellen på en hybrid arbetsplats?

Alexander använder modellen som ett verktyg för reflektion och lärande i vardagen. Han berättar att han använt modellen varje dag under många år och att det är ”en del av mitt DNA”. Han använder de fyra F:en för att stanna upp och reflektera över vad vi gör på jobbet, en reality-check för att se vad som fungerar och vad vi kan förbättra. 

4F-modellen kan hjälpa dig till kontinuerlig förbättring i projekt och möten, och för att som team regelbundet stämma av, vilket kan vara särskilt viktigt när ni inte ses fysiskt.

>> Läs mer: Smart samarbete i hybrida team

In- och utcheckningar

Hur kan du då använda 4F-modellen i ditt vardagliga arbetsliv? Alexander tipsar: ”Du kan tänka att varje given situation har en incheckning och en utcheckning. Det kan vara ett formellt eller informellt möte, ett samtal eller inom en ledningsgrupp. Förväntningarna och förutsättningarna är då incheckningen, det vill säga vad som behövs för att lyckas i situationen. Efteråt sker en utcheckning där vi kan fråga oss hur det gick, vad vi lärt oss och liknande. På så vis har vi på ett enkelt sätt skapat oss en lärande-loop av ett vanligt möte.”

In- och utcheckningar är ett sätt att:

• Skapa struktur i möten – börja med vad vi vill och behöver, avsluta med vad vi gjorde och lärde oss.
• Bygga lärande i vardagen – varje möte blir en möjlighet till förbättring.
• Stärka delaktighet och reflektion för alla inblandade.

Sammanfattning av 4F-modellen

4F-modellen är en strukturerad och iterativ metod för att förbättra samarbete team, oavsett om ni ses fysiskt, på distans eller i en hybrid arbetsmiljö. Genom att tydliggöra förväntningar, skapa rätt förutsättningar, följa upp vad som åstadkommits och ständigt sträva efter förbättringar, kan ni tillsammans skapa en inkluderande och effektiv arbetsplats.

Denna modell hjälper ledare och medarbetare att navigera i komplexa arbetsmiljöer och bygga en kultur av kontinuerligt lärande och utveckling.

Om Alexander Löfgren

Alexanders forskning och bok ”Smart samarbete” från 2022 handlar om meningsskapande vanor och skalbara samarbetsformer i arbetslivet, organisationer och samhället i stort. Alexander arbetar idag som konsult inom verksamhetsutveckling på Influence AB.