Smart samarbete i hybrida team

Förmågan att samarbeta dynamiskt runt rätt saker och sammanhang blir en allt viktigare verksamhetsfråga när komplexiteten inom organisationer ökar. I synnerhet när arbetslivet blir alltmer hybridiserat socialt och digitalt, men även uppdelat mellan människa och maskin i och med intåget av AI. 

Här tar vi upp några av insikterna från webinaret ”Smart samarbete i det hybrida arbetslivet” där Alexander Löfgren, forskare och expert inom verksamhetsutveckling, gav en övergripande bild av vad du bör tänka på för att samarbeta smartare på dagens arbetsplatser. 

Det finns inte någon färdig manual för smart samarbete, enligt Alexander Löfgren handlar det istället om att kunna navigera i olika sammanhang med olika typer av människor och olika situationer. 

Vad behöver vi fokusera på för att samarbeta smartare?

”Samarbete handlar om att kunna självnavigera i exempelvis ett uppgiftsorienterade sammanhang, som på arbetsplatsen. Att kunna förhålla oss till ’lagets’ syften och mål, men också att hitta sin egen roll i det och hur ’jaget’ blir en del av helheten”, berättar Alexander.

Utöver individens (jaget) och teamets (laget) dimensioner, handlar samarbete även om en beteendemässig dimension, att gå från ord till handling, att mobilisera. ”När vi kommit överens om specifika spelregler, är det också viktigt att jag i min roll säkerställer att vi har den beteendemässiga disciplinen som faktiskt krävs. Men det är inte alltid så lätt, och det är därför vi behöver varandra för att påminna och knuffa varandra i rätt riktning”, säger Alexander.

Inkludering på den hybrida arbetsplatsen

För att medarbetare som jobbar i grupp men sitter på olika platser ska känna sig inkluderade och veta vad som gäller, pratar man ofta om trygghet. Alexander understryker att psykologisk trygghet är väldigt viktigt och att det är ett ”önskat tillstånd”, men också att det gruppen och cheferna bör fokusera på vad som leder dit.

”Ofta handlar det om ganska enkla saker som att öppna upp och våga bjuda på sig själv, att våga skratta tillsammans och sänka trösklarna för att bjuda in till samtal. ’What goes around comes around’, om du vill ha ett öppet och tryggt samarbetsklimat och få med gruppens olika perspektiv, behöver vi själva bidra till det”, fortsätter Alexander.

Organisationens roll i samarbetet

För att dina medarbetare ska lyckas med sina uppgifter behöver det finnas en koppling mellan den specifika uppgiften och verksamhetens mål. Från organisationens perspektiv är uppgiften ofta stor, till exempel att genomföra en strategi eller en förändring, och då krävs det en tydlig koppling mellan syftet och medarbetarnas specifika uppgifter. 

”För att lyckas handlar det om enkla mikrovanor som vi utför dagligen och hur vi beter oss mot varandra. Det är de här vanorna som faktiskt realiserar målet. Därför behövs just kopplingen mellan de stora visionerna och de övergripande planerna, ner till individperspektivet.”

Förutsättningar för att samarbeta på hybrida arbetsplatser?

När vi jobbar digitalt och inte ses varje dag på kontoret och vid kaffeautomaten behöver vi hitta andra verktyg och visualiseringar för att kunna lyfta den typen av samtal på distans.

• Koppling mellan syfte och vardag: Förstå varför vi gör något och hur det relaterar till dagliga beteenden.
• Tydliga spelregler: Skapa gemensamma normer för hur vi samarbetar.
• Navigeringsförmåga: Att kunna växla mellan individens och gruppens behov.

"Vi måste vara duktiga på att koppla just syftet med varför vi går till jobbet och vad är det vi ska utföra tillsammans och hela tiden knyta an det till det övergripande målet" förklarar Alexander.

Hur kan vi samarbeta med AI?

Alexander om AI: ”När det kommer till den datamängd i form av input och output som AI kan skapa, slår AI människan med hästlängder. Den förmågan ska vi förstås ta vara på för att avlasta människan.” Han fortsätter, "Det finns ingen anledning att vara skeptisk till eller vara rädd för AI. Vi behöver förstå vad AI är bra på och vad det kan göra för oss människor. AI kan till exempel hantera stora mängder data och lösa transaktionella uppgifter som kan avlasta oss och i förlängningen göra oss till en bättre version av oss själva, snarare än att vi blir en förlängning av datorn.” 

Webinar: AI för HR — Från teori till praktik

• Rollfördelning: Se AI som en agent med specifika uppgifter, inte som en människa.
• Tydliga mandat: Definiera vad AI får och inte får göra.
• Kombinera styrkor: Mänsklig relationell förmåga + AI:s transaktionella styrka = kollektiv intelligens.
   

Hur skapar ni en kultur av förbättring och lärande?

"Vi måste kunna vara de vi är och vi har olika kommunikationsstilar, men vi måste också vara medvetna om hur vi är mot varandra." 

Alexander nämner ett par nycklar för att skapa en lärande företagskultur:

• Våga prata om det som inte fungerar.  Det kan till exempel handla om otydligheter, vår arbetsmiljö eller hur vi beter oss mot varandra.
• Skapa trygghet för feedback, även när det är jobbigt.
• Formulera och följ upp spelreglerna så att alla vet vad som gäller.

Varför? Vad? Hur?

I webinaret gick Alexander igenom tre huvudområden: 

• Varför komplexitet och hybridisering kräver samarbete?
• Hur influerar vi varandra att samarbeta smartare i det vi ska uppnå tillsammans?
• Vad behöver vi fokusera på för att möjliggöra smart samarbete i det komplexa och hybrida arbetslivet?

”Man kan sammanfatta det med en enkel ekvation: Motiv + Motivation = Mening. Motivet till varför vi gör något behöver ta tillräckligt med plats. Vi gör hela tiden aktiva val kring vad vi väljer att göra, men även vad vi väljer att inte göra. Då behöver vi samtala om vad som är vårt motiv och vad som är vår motivation. Drivkrafterna kan vara variera mycket från individ till individ, men det gäller att knyta det samman med det gemensamma motivet. Lyckas vi med kopplingen mellan motiv och motivation, skapas något meningsfullt”, summerar Alexander.

”För att navigera i det här och göra det agerbart, kan mikrorutiner och minnesregler, som till exempel de fyra F:n (Förväntingar, Förutsättningar, Förverkligande, Förbättringar), hjälpa till att förenkla ert gemensamma språk för att lyckas i det komplexa arbetslivet”. 
 

Om Alexander Löfgren

Alexanders forskning och bok ”Smart samarbete” från 2022 handlar om meningsskapande vanor och skalbara samarbetsformer i arbetslivet, organisationer och samhället i stort. Alexander arbetar idag som konsult inom verksamhetsutveckling på Influence AB.