Uppgiften som lönespecialisterna helst vill slippa

Ersättning vid sjukfrånvaro är en tidskrävande och komplex process som kräver noggrannhet, kunskap om aktuella regler och noggrann uppföljning. Många löneexperter upplever detta som en börda, och allt fler företag väljer att lägga ut lönehanteringen till externa experter, både för att säkerställa en förutsägbar arbetsbelastning för löneteamet och för att minimera riskerna.

Lönespecialisternas utmaningar med ersättning vid sjukfrånvaro

Många lönespecialister upplever att hanteringen av ersättning vid sjukfrånvaro är tidskrävande och går ut över deras andra uppgifter. Och från arbetsgivarens perspektiv är det ofta en resurskrävande uppgift som ökar risken för manuella fel som kan drabba de anställda. Några av de vanligaste utmaningarna är:

1. Tidskrävande löneadministration

Registrering och uppföljning av sjukfrånvaro kräver mycket manuellt arbete, och ansökningar om ersättning till Försäkringskassan måste lämnas in inom angivna tidsfrister för att medarbetaren ska undvika förlorade ersättningsbelopp. Dessutom kan felaktiga registreringar kan leda till avvikelser och förseningar i utbetalningen av ersättningen och i vissa fall utebliven ersättning.

2. Komplexa regler för lönespecialisterna

Försäkringskassans ersättningssystem är detaljerat och uppdateras regelbundet, felaktiga tolkningar kan leda till avslag eller krav på återbetalning. Kraven på dokumentation är också stränga, och saknade uppgifter kan fördröja ersättningsprocessen.

3. Risk för fel och förlorade ersättningar

Felaktig rapportering kan leda till ekonomiska förluster för arbetsgivaren (och den anställde) och bristande överblick av tidsfrister kan leda till att företaget och/eller den anställde går miste om ersättningar. Det finns även en risk att osäkerhet kring beräkningar och ersättningsnivåer kan orsaka ekonomiska konsekvenser.

💡Knappt 2 av 3 (65%) av svenska medarbetare anser att deras organisation hanterar löner korrekt och pålitligt.

Källa: HR & Payroll Pulse 2026

4. En tidstjuv för löneavdelningen

Lönespecialister måste lägga mycket tid på uppföljning och korrigering. Inte sällan kan små fel kan få stora konsekvenser och leda till extraarbete. Denna tidsåtgång går ofta ut över andra viktiga löneuppgifter.

Fördelar med att outsourca ersättning vid sjukskrivning

Allt fler företag väljer att outsourca delar eller hela lönehanteringen till externa experter för att få en mer förutsägbar arbetsbelastning för löneteamet, minimera riskerna och för att frigöra tid för medarbetarna att fokusera på företagets kärnverksamhet.

Fördelarna med outsourcing av exempelvis ersättning vid sjukskrivning innefattar:

1. Effektivitet och tidsbesparing

Externa specialister hanterar hela processen snabbt och noggrant. Företaget kan outsourca processen av manuell registrering och uppföljning för att säkerställa korrekt hantering, medan lönespecialisterna kan fokusera på sina kärnuppgifter.

2. Säkerställa korrekt ersättning

Leverantörens specialister har uppdaterad kunskap om lagar och regler som gör att företaget får en säker och korrekt hantering med minskad risk för fel och förlorade intäkter. Och med automatisk uppföljning av deadlines säkerställer man att ersättningsansökningar skickas in i tid.

3. Ökad kontroll och bättre översikt

Företaget får bättre rapportering och insikt i kostnaderna för sjukfrånvaro. Med automatiserade system säkerställer man full spårbarhet i hela processen. En bättre översikt ger dessutom underlag för förebyggande av sjukfrånvaro.

Läs också: Så kan smart outsourcing av lön ge bättre kontroll

4. Kostnadsbesparingar

Minskad intern resursanvändning leder till lägre administrativa kostnader, och minskad risk för avslag från Försäkringskassan innebär lägre risk för ekonomiska förluster. Företaget får också tillbaka ersättningar snabbare, vilket stärker likviditeten.

Outsourcing av ersättning vid sjukskrivning är en win-win

Ersättning vid sjukskrivning är en viktig men krävande process som kan leda till stora ekonomiska förluster om den inte hanteras korrekt. Genom att outsourca denna uppgift till experter säkerställer företaget en mer effektiv, korrekt och ekonomiskt fördelaktig lösning, medan löneteamet får mer tid till andra viktiga uppgifter.

Arbetsgivaren får bättre kontroll och färre bekymmer, och lönespecialisterna behöver inte lägga tid och kraft på en uppgift som de oftast vill slippa. Win-win.

Hur kan SD Worx hjälpa dig med smart löneoutsourcing?

Med SD Worx som din lönepartner får du en kombination av modern, användarvänlig teknik och gedigen expertis. Vi ser till att processen alltid följer gällande lagar och regler, och att lönerna betalas ut korrekt och i tid – varje gång.

Oavsett om du vill outsourca hela eller delar av ditt lönearbete får du en skalbar tjänst som minskar administrationen, säkerställer korrekta uppgifter och ger mer förutsägbara processer. Resultatet är en lönefunktion som fungerar som den ska, i varje steg.

Kontakta oss så berättar vi mer

Vill du veta mer om hur smart löneoutsourcing kan hjälpa din verksamhet? Fyll i dina kontaktuppgifter för att boka en kort möte eller demo med en av våra experter.

Malin Glica

Payroll Manager

Malin Glica är Payroll Manager på SD Worx Sverige med lång erfarenhet av lönearbete och leveransansvar. Hon har bred och djup erfarenhet av lön, inklusive end‑to‑end‑processer, systemutveckling och strategiska initiativ som stärker både medarbetarupplevelsen och organisationens resultat. Malin drivs av att skapa struktur, kvalitet och hållbara processer och ser lön som en strategiskt viktig funktion för både organisation och medarbetare.