Svenska Spel valde hög informationssäkerhet och en effektivare löneprocess

Svenska Spel omfattas av lagen om offentlig upphandling (LOU). Avtalet för det befintliga lönesystemet löpte ut och därför behövde man genomföra en ny upphandling.

Höga krav på säkerhet och automation

"Vi behövde en hög grad av informationssäkerhet och en säker lagring. Men vi behövde också en hög grad av automation, både för att hantera data säkert och korrekt, och för att våra specialister ska kunna jobba mer värdeskapande i stället för att kontrollera all indata manuellt", berättar Åsa Engström, Product Manager Business Support på Svenska Spel.

 

Kraven berör hela leverantörens säkerhetsarbete; hur känsliga data som exempelvis sjukfrånvaro hanteras och skyddas genom hela processen.

 

"Vi har en transaktionsintensiv verksamhet och behöver därför ha hög säkerhet och trygghet i våra interna processer", menar Stefan.

Ett automatiserat flöde

Svenska Spels löneprocess präglades av manuell filhantering. Filer hämtades och lästes in för hand, och varje steg krävde kontroll av att rätt data kommit med, både på väg in i systemet och på väg ut till andra system.

 

"Vi ville ha en högre grad av automation. Manuella processer skapar felkällor, och det är också ett tråkigt sätt att arbeta. Vi ville skapa ett bättre och mer utvecklande arbete för våra lönespecialister", säger Stefan.

Vid upphandling landade valet på SD Worx. Idag är tre lösningar i drift: Lön, Time och Anställningsbevakning.

 

SD Worx system hämtar informationen från HR-masterdatasystemet, bland annat anställningens grunduppgifter, som medarbetarna själva kan se. Den informationen förs sedan vidare till Time, där avvikelserapporteringen sker, och sedan in i Lön. Anställningsbevakningen håller i sin tur koll på alla anställningsperioder utifrån samma underlag.

 

Kopplingen mellan modulerna gör det också möjligt att automatisera integrationer utåt, till exempel mot Skatteverket och Arbetsgivarintyg.nu, vilket avlastar lönespecialisterna ytterligare.

Idag går filerna automatiskt från Svenska Spels försystem in i lönesystemet, och vidare till eftersystemen utan manuell inblandning.

 

Resultatet är tydligt. Inläsningen av data är i dag nästan helt automatiserad, en stor ökning då endast en delmängd av inläsningarna var automatiserade tidigare. Även hanteringen av utdata har automatiserats i betydligt högre grad än tidigare då majoriteten av exporter utfördes manuellt.

Frigjorde tid

"Efter att vi implementerat SD Worx har arbetssätten kunnat effektiviserats och frigjort tid som motsvarar en heltidstjänst", konstaterar Åsa. Det har skapat större utrymme för lönespecialisterna och de kan lägga mer tid på att ge kvalificerat stöd till verksamheten.

 

Svenska Spels HR-masterdata finns i ett separat försystem, men kunde integreras utan problem. I dag är omkring 80% av integrationerna helautomatiserade.

 

Ett exempel som blev tydligt för medarbetarna var kopplingen till Kivra.

 

"SD Worx Lön har många bra out-of-the-box-lösningar, som integrationen med Kivra. Medarbetarna får sina lönebesked digitalt direkt i sin befintliga brevlåda. Det är en av de stora fördelarna sedan vi gick över till SD Worx", säger Åsa.

Kan stötta chefer och medarbetare

Sedan den första löneutbetalningen, för snart två år sedan, har Svenska Spels två lönespecialister ingått i ett tvärfunktionellt team tillsammans med HR-systemspecialister och övriga HR-specialister. Teamet arbetar i tvåveckorssprintar för att löpande fånga upp vad som kan effektiviseras eller behöver justeras i systemet, ett arbetssätt som gjort att processerna förbättrats stegvis snarare än i ett enda stort skifte.

 

"SD Worx Lön hjälper oss att hålla koll på det som avviker, i stället för att vi ska kontrollera allting manuellt. Lönespecialister har tidigare lagt mycket tid på manuell registrering och kontroll av data. Nu kan de arbeta mer proaktivt och hjälpa chefer och medarbetare direkt", berättar Åsa.

 

Lönespecialisterna får mer tid till att stötta verksamheten med insikter ur den data som redan finns i systemet.

 

Åsa ser fortsatt utvecklingspotential i systemet.

 

"Vi har fortfarande funktioner i systemet som vi ännu inte använder fullt ut och där det finns ytterligare utvecklingspotential. Om vi tittar i backspegeln om ett eller två år tror jag vi kommer vara om inte helt automatiserade, så nära det."