Checklista: så upphandlar ni HR‑ och lönesystem för framtiden

Många kommuner och regioner har haft samma leverantörer under lång tid. Det kan upplevas som tryggt och välbekant men det riskerar också att bromsa införandet av nya, innovativa lösningar och teknologier. När konkurrensen minskar riskerar innovationskraften att avta. 

I upphandlingar hamnar fokus ofta på nuläget, trots att den verkliga prövningen sker först efter fem eller tio år. Det är då det blir tydligt vilka leverantörer som fortsätter att investera, utveckla sina lösningar och driva verksamheten framåt.  

Sund konkurrens skapar inte bara valfrihet, den är en förutsättning för långsiktig innovation.  

– Ökat fokus måste läggas på utvecklingspotential. Det handlar om både hur leverantören genom sitt angreppssätt och utvecklingsagenda kan stödja utveckling men även hur kunden själv kan utveckla lösningen, förklara Magnus Rådbo.

Vår rapport HR & Payroll Pulse 2026 visar att både privat och offentlig sektor står inför i stort sett samma HR‑utmaningar, där frågor som kompetensförsörjning samt engagemang och lärande är centrala. Bilden av offentlig sektors unika behov är därför missvisande. 

När HR‑utmaningarna delas över branschgränser skapas också möjligheter att arbeta med skala, något som gynnas av en bred kundbas. Genom att använda samma lösningar i både privat och offentlig sektor läggs grunden för ökad innovation och långsiktiga investeringar, inte minst inom områden som AI och automatisering. 

Att upphandla HR- och lönesystem för framtiden innebär ofta ett nytt sätt att tänka. Det kan vara svårt att veta var man ska börja och hur man omsätter nya arbetssätt i praktiken. Det viktigaste är att våga utmana den nuvarande lösningen.  

Idag finns fler vägval och mer möjlighet att påverka den egna HRM-lösningens utformning. Man behöver inte längre upphandla alla komponenter från en leverantör utan i mycket högra grad orkestrera det bästa stödet för sin verksamhet och sina processer. 

Därför har vi tagit fram en checklista som hjälper er att komma igång och skapa struktur i upphandlingsarbetet. Den ger stöd i de delar som är avgörande för att lyckas. Både i själva upphandlingen och i den långsiktiga utvecklingen. 

För att upphandla HR- och lönesystem för framtiden krävs bland annat följande: 

• Processer och behov
  Kravställ utifrån era behov och önskade processer snarare än funktionalitet här och nu. Tänk även på leverantörers långsiktiga utvecklingsförmåga. Låt de beskriva lösningen för era processer och hur en process kan hanteras både idag och ambitioner för imorgon. 
   
• Upphandlingsform
  Välj en upphandlingsform som säkerställer att dialog kan föras mellan er och leverantörer. Vi föreslår ”Förhandlat förfarande med föregående annonsering”.  
   
• Öppna upp för konkurrens
  Det kan kännas tryggt med samma leverantör, men riskerar att bromsa innovation och nya lösningar. Undvik därför kvalificerande referenskrav som i onödan utesluter nya aktörer på marknaden. 
   
• Upphandla SaaS (säkra molntjänster)
  För att erbjuda en effektiv resa mot framtiden krävs också effektiva leveransformer som stödjer exempelvis kontinuerlig leverans (”continous-delivery”), utan stora uppgraderingsprojekt. Upphandla därför SaaS med möjlighet att tillföra ny funktionalitet utan omfattande versionsuppgraderingar.   
   
• Best-of-Breed-tänket
  Välj en Best-of-Breed-ansats för att bygga en verksamhetsanpassad lösning och kunna skala upp den över tid med nya komponenter. Med stark HR-masterdata i grunden och med stark integrationskapacitet skapas bra möjligheterna för kunden att själva styra över sin lösning. 
   
• Separera upphandlingar 
  Workforce Management (schema, tid och bemanning) är ett centralt område för kommuner och regioner. WFM-området är det kanske viktigaste verktyget för att säkerställa både kvalitet och effektivitet i bemanningsintensiva verksamheter. Det är inte självklart att upphandla schema, tid och bemanning tillsammans med lön och HR. Om man söker stöd för optimering, effektivisering och kvalitetsförbättring - kan det vara bättre att upphandla ett WFM-system separat utifrån verksamhetens behov. 

Att våga utmana det ni har idag

Utveckling kräver förändring, och förändring börjar med mod och ett nytt tankesätt. Med fokus på behov och framtida processer lägger ni grunden för hur ni kan upphandla HR och lön för utveckling. 
 

Se gärna Magnus praktiska tips på hur ni kan använda LOU som motor för utveckling av HR och lön. 

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig? 

Kontakta oss och prata med vår Magnus Rådbo. Han berättar gärna mer om hur vår smarta HR- och lönehantering kan hjälpa dig och din verksamhet.