Från pärmar till AI – Guns 45 år av ett smartare sätt att sköta lönen

När Gun började jobba med lön på 80-talet fanns inte ens en dator på skrivbordet. Ark, pärmar och manuell hantering var standard. Hon var med från början och byggde upp SD Worx svenska löneoutsourcing-verksamhet. 

När Guns första PC kom år 1992 var hennes spontana reaktion:  ”Jag ska aldrig jobba med datorer.” 

I dag skrattar hon åt det. För om något har präglat hennes resa genom de 45 åren så är det just modet att prova något nytt och en ständig nyfikenhet. Gun är övertygad om att det alltid finns ett smartare sätt att sköta lönen. 

När Gun började sin resa såg lönehanteringen helt annorlunda ut. Det var ark, papper och pärmar som gällde. Digitalisering och systemstöd var okända ord. 

Och i slutet av 90‑talet tog löneoutsourcing sina första stapplande steg. Gun minns den tiden tydligt: 

”Vi visste knappt hur lång tid löneprocessen tog. Jag satt med ett stort ark och skrev ner hur lång tid en löneprocess tog. Bankfiler, reseräkningar, lönerapporter – allt gjordes manuellt.” 

På 2000‑talet tog digitaliseringen fart. Filöverföringar ersatte papper, och kundernas datamängder växte.  

Covid-året 2020 blev ännu ett skifte när man inte längre kunde jobba på kontoret som vanligt. Fysiska pärmar fanns fortfarande kvar, tills allt på några veckor behövde bli digitalt. Plötsligt jobbade lönehandläggarna hemifrån med bärbara datorer och hela arkivrummet blev ett minne blott. Det var digitalisering på riktigt.  

”Idag är allt molnbaserat. Och säkerheten är bättre än någonsin med certifieringar och kontroller.” 

För Gun handlar smartare outsourcing av lönehantering om att förebygga innan något går fel. 

”Vi sparar 50 % av arbetstiden genom att hitta ett fel innan lönen går ut.” förklarar Gun. 

Ett konkret exempel är att skapa kontrollpunkter i lönesystemet SD Worx Lön.  

Varje misstag, oavsett om det kommer från kund eller oss själva, blir en lärdom som byggs in för samtliga löneoutsourcing-kunder. Ett misstag blir aldrig två. Under 2025 producerade SD Worx svenska löneoutsourcing-verksamhet ca 60 000 löner per månad.  

Samarbetet mellan löneoutsourcing-teamen och löneutvecklingsteamet har varit avgörande. Det är där smartare arbetssätt tar form. Man ser vilka misstag som har gjorts och kartlägger kundbehov för att förbättra och förändra. 

Gun nämner exempel på viktiga funktioner för våra löneteam och våra kunder: 

• Smart automation för snabbare och mer pålitliga löneutbetalningar
• Processteg är ett viktigt hjälpmedel när det gäller automation i löneprocessen.
• Standardiserade rapporter som levereras likadant varje månad. 

Vi avslutar med att fråga Gun – hur tror du ett ännu smartare lönearbete ser ut framöver? 

De senaste åren har lagar och regelverk förändrat lön mer än någonsin. Arbetsgivardeklaration (AGI) är ett tydligt exempel. Gun tror att nästa stora steg handlar om något annat: gemensamma dataflöden från myndigheter. 

Idag skickar vi information till flera externa parter: Skatteverket, Försäkringskassan, SCB och Svenskt Näringsliv. Gun tror att allt detta snart kommer rapporteras på en och samma plats, vilket skulle spara tid och resurser.  

 AI är förstås något som fortsätter att påverka oss och inte minst lönehanteringen framöver. 

”AI kan underlätta alla möten och hjälpa oss i lönehanteringen. Men det mänskliga kommer alltid att vara avgörande.” 

Som ett steg mot en smartare lönehantering, finns det en egen AI-assistent, SD Worx Assist, i lönesystemet SD Worx Lön. AI-assistenten är din digitala kollega som kan hjälpa till att skapa rapporter och stötta i det dagliga arbetet. Men precis som med allt nytt krävs nyfikenhet, något Gun alltid haft. 

Från pärmar till molnet. Från manuell hantering till smart automation. Från stordata till AI. Guns resa speglar hela lönehanteringens utveckling och kanske också framtiden. För om det är något Gun lärt oss, så är det att allt inte var bättre förr. Men utan gårdagen hade vi inte vetat hur vi kan göra lön smartare i morgon. 

Att våga prova nya lösningar, hoppa på ny teknik och möta utvecklingen med ett öppet sinne har varit Guns största styrka. Det är också en påminnelse om att smartare lönehantering börjar just i viljan att lära sig något nytt. 

Är du nyfiken på ett smartare sätt att sköta lönen? Läs gärna mer om hur vi på SD Worx kan hjälpa dig med en modern, personlig och smartare lönehantering. 

I den här guiden har vi satt ihop 6 konkreta tips som hjälper dig att lyckas med outsourcing av lönehanteringen. Ladda ner din kostnadsfria guide!