Ahlsell är Nordens ledande distributör inom installationsprodukter. År 2022 påbörjade de processen att implementera ett nytt, modernt lönesystem. ”Det var ett komplext projekt som gick väldigt bra tack vare expertisen och människorna i teamet”, berättar Eva Blomqvist, chef för HR Operations på Ahlsell.
I över 100 år har Ahlsell försett byggbolag, fastighetsskötare, offentlig sektor och industri- och kraftbolag med installationsprodukter, verktyg och förnödenheter. Idag är de den ledande samhällsbyggande distributören i Norden.
Ahlsell har cirka 7500 medarbetare i Norden, Estland och Polen. Eva Blomqvist och hennes team på HR Operations administrerar lön och förvaltar HR-systemen för sju av de svenska bolagen. När det var dags att byta ut deras lönesystem ville hon passa på att utveckla deras arbetssätt.
- Vi ville ha en leverantör som låg i framkant och hängde med rent systemmässigt. Någon som såg till våra behov och samtidigt kunde hjälpa oss att tänka nytt.
Valet landade på SD Worx som erbjöd ett modernt och flexibelt lönesystem i molnet.
- Vi ville inte bara ersätta det gamla lönesystemet med ett system som ser likadant ut. Vi ville förenkla och förnya våra processer. Och SD Worx kunde leverera det vi önskade oss.
Resan mot ett nytt, intuitivt lönesystem påbörjades våren 2022. Första steget var att utföra en omfattande integrering med Ahlsells stora HR-system, Talent Soft. Sedan påbörjades konverteringen från det gamla lönesystemet. Därefter följde arbetet med integrering och export av systemet Skovik och schemaläggningssystemet Quinyx. Konverteringen av all data krävde ett metodiskt arbete och en bra dialog.
- Arbetet är komplext men det har varit lösningsfokuserat hela tiden. Vi hade en öppen och tydlig dialog om vilken ordning vi skulle jobba med våra systemintegrationer mot SD Worx.
Löneteamet var också en del av processen. De var med och testade och kom med feedback under projektets gång.
- SD Worx konsulter förstod verkligen lön, IT och integrationer. Vi hade ett väldigt bra samarbete. De höll ihop projektet och förstod de frågor vi hade. Vi kände oss trygga hela vägen.
Målet var att gå live våren 2023. Samtidigt behövde löneprocesserna för Ahlsell fungera under arbetets gång.
- Det finns egentligen aldrig någon bra tid att gå live med ett sånt här projekt, menar Eva. Under hösten sitter vi mitt i lönerevisionen, under våren står man inför sommarens planering. Det är något som bara måste göras. Men SD Worx var hela tiden lyhörda och hade snabb respons så fort det behövdes support.
Projektet lanserades i tid och var till och med under budget. Resan blev smidigare än väntat, och nu har Ahlsell en helt ny plattform som effektiviserar deras arbetsprocesser. Även om de fortfarande är i det tidiga skedet av den nya processen, kan de redan nu se att de kommer spara mycket tid tack vare systemet.
- Det är bara fjärde månaden vi kör i systemet nu, men med tanke på det går det otroligt bra för teamet. Det har nästan inte varit några problem alls under projektets gång.
Nu ser de fram emot ett år av utveckling.
- Vi lär oss ständigt om nya funktioner och hur vi kan bygga upp exempelvis nya rapporter. Det har alltid varit en bra personkemi mellan oss och medarbetarna på SD Worx. Det är verkligen människorna bakom projektet som har gjort det här till en framgång.
Är du också nyfiken på att implementera ett nytt effektivt lönesystem som optimerar din verksamhet? Se vilket system som skulle passa just er.
