Allt du behöver veta om lönesystem och löneintegrationer

Vad är ett lönesystem? Hur kan det underlätta för er verksamhet? I den här guiden går vi igenom allt du behöver veta om lönesystem, löneprogram och integrationer. Du får svar på vanliga frågor så att du kan välja rätt systemval för din organisation. 

Begreppet används ofta synonymt med lönesystem, men kan ibland syfta på ett bredare stöd för hela löneprocessen, från tidrapportering och frånvaro till rapportering till Skatteverket. 

 

Vad betyder löneprogram? 

Ett löneprogram är ett mjukvarusystem som man använder för att automatisera och förenkla sin lönehantering.  

Löneprogram automatiserar bland annat löneberäkningar, skatter, avgifter, och skapar digitala lönebesked. Det minskar manuellt arbete, sparar tid, säkerhetsställer att lönehanteringen efterlever lagar och regelverk samt ger korrekta löneutbetalningar till de anställda. 

Till skillnad från lönesystem som är en helhetslösning för löneadministration med integrationer, är ett löneprogram en enklare systemlösning, som passar mindre företag. 

Här är skillnaden mellan lönesystem, lönehantering och löneprogram: 

Lönesystem: Helhetslösning för löneadministration, ofta med integrationer. 

Lönehantering: Själva processen att beräkna och betala ut lön. 

Löneprogram: Enklare systemlösning, ofta för mindre företag. 

Ett lönesystem som kan anpassas efter er verksamhet ger er stor flexibilitet. Det bör kunna hantera olika typer av anställningsavtal, kollektivavtal och regler. Med ett skalbart, automatiserat och anpassat lönesystem kan ni känna er trygga med att resultatet blir rätt, oavsett avtal. 

Ett modernt system för lönehantering innehåller:  

• Löneberäkning: Automatiska beräkningar av lön, skatt och förmåner. 
   
• Tid & frånvaro: Koppling till schemaläggning och tidrapportering. 
   
• Lönespecifikationer: Digitala och säkra e-lönebesked som når medarbetarna direkt i mobilen eller datorn. 
   
• Rapportering: Arbetsgivardeklaration (AGI) och rapporter till myndigheter. 
   
• Integrationer: Koppling till HR-system, ekonomi och bemanning. 

De flesta verksamheter vill ha lägre kostnader och optimera sina resurser. För en effektiv verksamhet krävs effektiv och tillförlitlig lönehantering. 

När du utvärderar olika lönesystem bör du tänka på: 

• Bedömning: Vad har era branschkollegor för lönesystem? Passar det systemet er verksamhet? Vad tycker andra om lönelösningen ni funderar på? Användarrecensioner är viktigt för att se om systemet passar er. 
   
• Utmaningar: Vad har er verksamhets för utmaningar idag och framåt? Hur kan ett lönesystem hjälpa er med de utmaningarna? Dessa reflektioner hjälper er ta ett välgrundat beslut. 
   
• Prissättning: Vad får ni för priset? Finns det några dolda kostnader eller är prissättningen transparant? 
   
• Support: Får ni stöd med att implementera lönesystemet, utbilda personal och support framåt när ni använder det? Stöd är en viktig faktor för ett välfungerande och välanpassat lönesystem.  

Läs om fler viktiga faktorer här: Vad du ska tänka på när du väljer lönelösning 

Ett lönesystem effektiviserar era löneprocesser, minskar risken för mänskliga fel och stärker er verksamhet. Oavsett om ni vill skala upp eller ner kan ett flexibelt och automatiserat lönesystem stötta er organisation. 

Ett lönesystem kommer att bidra med: 

• Minskad administration: Ett lönesystem innebär mindre manuellt arbete. 
   
• Högre precision: Ett effektivt lönesystem minimerar risken för mänskliga fel och felutbetalningar. 
   
• Säkerhet kring GDPR och andra regelverk: Du får en trygg hantering av persondata och följer GDPR-lagen. 
   
• Bättre medarbetarupplevelse: Dina medarbetare får enkel tillgång till information kring bland annat semester, lönespecifikationer och arbetstimmar, samt kan rapportera in information snabbt och smidigt. 

Ett lönesystem skapar alltså värde både för HR- och ekonomiavdelningen, chefer och för de anställda. Läs mer lönesystem. 

  

Ett automatiskt och smart lönesystem som är väl integrerat till era andra system underlättar för både chefer och medarbetare. Det blir enklare för medarbetare att komma åt och dela information kring exempelvis arbetstimmar och semester, och det blir enklare för chefer att få bra översikt och data. 

Ett digitalt lönesystem tar hand om hela kedjan i löneprocessen genom: 

1. Inrapportering av tid och frånvaro.
2. Beräkning av lön, förmåner och skatter.
3. Godkännande och kvalitetssäkring.
4. Utbetalning till anställda.
5. Generering och distribution av lönespecifikationer.
6. Pensionsrapportering
7. Rapportering till myndigheter som Skatteverket, Försäkringskassan och Kronofogden.  

Läs även: Vad är ett HR-system?    

Olika lönesystem passar olika behov. En mindre verksamhet med färre anställda kan exempelvis hantera löneprocesserna utan större stöd. Medan ett lönesystem i växande företag och större organisationer är nödvändigt för lönehanteringen. 

Så här ser behoven för ett lönesystem ut, för olika verksamheter: 

• Lönesystem för små företag: Kan ofta klara sig med ett enkelt löneprogram som täcker grunderna. 
   
• Lönesystem för större företag: Behöver ofta avancerade HR- och lönesystem med fler integrationer. 
   
• Lönesystem för offentlig sektor: Ställer särskilda krav på kollektivavtalshantering och skalbarhet. 
   
• Lönesystem för internationella organisationer: Behöver globala lönesystem som kan hantera flera länder och valutor. 

Det finns flera sätt att integrera lönesystemet med övriga HR- och affärssystem. Valet beror på hur din organisation är uppbyggd och vilka behov du har: 

1. Allt-i-ett-lösning 
Du kan samla HR och lön på samma plattform, som till exempel i SD Worx HR. Då får du en helhetslösning där all personaldata hanteras på ett och samma ställe. 

2. Integration via API:er 
För organisationer som redan har HR-system på plats kan lön integreras via moderna API:er. Det gör att system pratar med varandra i realtid – från nyanställningar till arbetade timmar och lönejusteringar. 

3. Direkta integrationer 
Du kan även få säkra, direkta kopplingar mot HR-, ERP-, tid- och närvarosystem, ekonomisystem och andra affärskritiska lösningar. 

Vilka funktioner som ert lönesystem ska ha kan skilja sig åt beroende på om ni är en stor eller lite verksamhet och hur löneprocesserna ser ut. Men det finns gemensamma nämnare, ett lönesystem måste uppfylla krav på: 

• Efterlevnad av lagar och regler.  
   
• Säkerhet och GDPR-anpassad datalagring. Ett tillförlitligt och anpassningsbart lönesystem bör ha flexibel konfigurering av behörighet till data både på funktionell och organisatorisk nivå. 
   
• Integrationer med bland annat HR- och ekonomisystem, myndigheter och externa organisationer vid behov. 
   

Läs mer om varför det moderna lönesystemet har blivit allt mer populärt bland företag och verksamheter. 

Många företag tvekar inför att byta system. Men med rätt partner kan bytet ske smidigt. Ta stöd av en leverantör som ser till att: 

• Datamigreringen hanteras professionellt.
• Erbjuda utbildning och support både före, under och efter implementeringen.
• Ge er skräddarsydda lösningar efter just era behov. 

Att hantera löner internt är ofta både resurskrävande och komplext. Löneoutsourcing innebär att man outsourcar löneadministrationen till en extern specialist tar hand om löneprocessen; från beräkning och utbetalning till rapportering och efterlevnad. 

Fördelarna är många: 

• Ökad produktivitet: Frigör tid för HR och ekonomi att fokusera på strategiska initiativ.
• Kostnadseffektivitet: Minskar interna systemkostnader och utbildningsbehov.
• Trygghet: Säkerställer att lagar och regelverk efterföljs.
• Skalbarhet: Enkelt att växa utan att behöva byta system eller utnyttja interna resurser. 

En stabil, tillförlitlig och säker lönehantering underlättar för företag och verksamheter. Efterfrågan på löneoutsourcing har ökat i takt med att mer distansarbete blivit vanligare och det uppkommit fler ändringar i lagstiftning och policyer.  

Är löneoutsourcing lämpligt för er verksamhet? Läs mer här: Allt du behöver veta om löneoutsourcing

Ett flexibelt lönesystem som kan anpassas efter era behov kommer att bidra med smidiga processer. Effektiva integrationer får ditt lönesystem att fungera med dina nuvarande system i organisationen, som exempelvis HCM-lösningar, ert ERP och HCM.  

Unika löneintegrationer kan hjälpa er att: 

• Minska risken för tekniska och mänskliga fel
• Minska er administration
• Öka er produktivitet
• Förenkla era affärsprocesser
• Minska eventuella system- och driftssilos
• Minska risken för bristande efterlevnad av GDPR och datasäkerhetsreglering  

Integrationer är komplext, men behöver inte vara svårt att implementera. Läs mer här: Imponerande löneintegrationer

  

Hur fungerar e-lönebesked och hantering av lönespecifikationer? 

En lönespecifikation är något som skickas ut till anställda i samband med en löneutbetalning. I en lönespecifikation finns bland annat uppgifter om lön, tillägg, avdrag, förmåner och frånvaro.  

Med digitala e-lönebesked blir processen både snabbare och säkrare än traditionell pappershantering. Ett modernt system gör det enkelt att nå lönespecifikationer via dator eller mobil, när som helst. 

Tidigare har man kunnat skicka ut lönespecifikationer via e-post. Men på grund av den känsliga information som finns i en lönespecifikation kan det vara otillåtet att använda sig av e-post. Detta ändrades när dataskyddsförordningen, GDPR trädde i kraft och reglerna skärptes gällande hantering av personuppgifter.  

Läs mer om lönespecifikation här

Är ni redo för ett smartare sätt att jobba med lön och HR? Vi på SD Worx hjälper dig med löne- och HR-system och tjänster som gör det enkelt och smart för dina anställda, chefer och löneexperter. 

Se gärna demo av SD Worx Lön.

Förutom för företag erbjuder vi även lösningar såsom HRM-system för offentlig sektor.

Boka ett möte med William, så berättar han mer om hur våra lösningar för lönehantering kan hjälpa dig och din verksamhet.